Κλείσιμο περιόδου (Μηνιαίο κλείσιμο)
Το κλείσιμο περιόδου (γνωστό και ως μηνιαίο κλείσιμο) παγώνει όλες τις καταχωρίσεις και τα υπόλοιπα έως μια συγκεκριμένη ημερομηνία. Μετά το κλείσιμο, αυτά τα δεδομένα προστατεύονται από ακούσιες ή μη εξουσιοδοτημένες τροποποιήσεις.
Τρόπος λειτουργίας
Το PlainStaff προσφέρει δύο επιλογές κλεισίματος περιόδου:
Αυτόματο κλείσιμο περιόδου
Το αυτόματο κλείσιμο περιόδου ελέγχεται καθημερινά στις 00:05 από μια υπηρεσία παρασκηνίου. Εάν το σύστημα διαπιστώσει ότι έχει παρέλθει η διαμορφωμένη προθεσμία για καταχωρίσεις του προηγούμενου μήνα, ξεκινά αυτόματα το κλείσιμο της λήξασας περιόδου.
Παράδειγμα: Εάν η "Τελευταία ημέρα για καταχωρίσεις στον προηγούμενο μήνα" έχει οριστεί στις 5 του μήνα, το σύστημα ελέγχει στις 6 του μήνα εάν ο προηγούμενος μήνας μπορεί να κλείσει. Εάν ναι, το κλείσιμο εκτελείται αυτόματα.
Μη αυτόματο κλείσιμο περιόδου
Οι διαχειριστές μπορούν να εκτελέσουν το κλείσιμο μιας περιόδου μη αυτόματα ανά πάσα στιγμή μέσω της διαμόρφωσης:
- Άνοιξε τη Διαμόρφωση
- Στην ενότητα "Έναρξη περιόδου καταχώρισης" κάνε κλικ στο "Αλλαγή"
- Επίλεξε την επιθυμητή ημερομηνία κλεισίματος (τελευταία ημέρα του μήνα)
- Το κλείσιμο εκτελείται άμεσα
Ισχύουν οι ακόλουθοι έλεγχοι εγκυρότητας:
- Η ημερομηνία πρέπει να είναι η τελευταία ημέρα ενός μήνα
- Δεν μπορεί να είναι προγενέστερη της υπάρχουσας ημερομηνίας κλεισίματος
- Δεν μπορεί να είναι προγενέστερη της έναρξης καταχωρίσεων
- Δεν μπορεί να είναι ταυτόσημη με την τρέχουσα ημερομηνία κλεισίματος
Τι συμβαίνει κατά το κλείσιμο περιόδου;
Κατά το κλείσιμο μιας περιόδου, το σύστημα εκτελεί τα ακόλουθα βήματα:
1. Πάγωμα των καταχωρίσεων
Όλες οι καταχωρίσεις χρόνου εργασίας και έργου στην κλειόμενη περίοδο επισημαίνονται με την ένδειξη "Month Closure". Οι αιτιολογίες καταχώρισης αποθηκεύονται ως στιγμιότυπο (snapshot) στην καταχώριση, ώστε μεταγενέστερες αλλαγές να μην επηρεάζουν τις κλειστές καταχωρίσεις.
2. Αυτόματες καταχωρίσεις (σε υποχρέωση παρουσίας)
Για εργαζομένους με ενεργή υποχρέωση καταγραφής παρουσίας (dontRegisterPresence), δημιουργούνται αυτόματα καταχωρίσεις για ημέρες χωρίς καταγεγραμμένη παρουσία στις οποίες υπάρχει προβλεπόμενος χρόνος > 0. Αυτές λαμβάνουν την αιτιολογία "Αυτόματη καταχώριση".
3. Περιορισμός ευέλικτων λογαριασμών χρόνου (προαιρετικό)
Στο πρόγραμμα Gold μπορεί προαιρετικά να ενεργοποιηθεί όριο για τους ευέλικτους λογαριασμούς χρόνου. Εάν το πιστωτικό υπόλοιπο ενός εργαζομένου υπερβαίνει αυτό το όριο κατά την ημερομηνία κλεισίματος, δημιουργείται αυτόματα μια διορθωτική καταχώριση που επαναφέρει τον λογαριασμό στη μέγιστη τιμή.
Αυτή η λειτουργία ενεργοποιείται στη Διαμόρφωση στις παρακάτω ρυθμίσεις:
- "Περιορισμός ευέλικτου λογαριασμού χρόνου" – ενεργοποιεί τη λειτουργία
- "Αυτόματο όριο ευέλικτου λογαριασμού" – ορίζει το μέγιστο υπόλοιπο
4. Αντίγραφα κίνησης λογαριασμού σε PDF (προαιρετικό)
Στο πρόγραμμα Gold, κατά το κλείσιμο περιόδου μπορούν να δημιουργούνται αυτόματα αντίγραφα κίνησης λογαριασμού σε PDF για όλους τους εργαζομένους. Αυτά αποθηκεύονται στον φάκελο εργαζομένου και είναι διαθέσιμα σε διαχειριστές, επικεφαλής ομάδων και στους ίδιους τους εργαζομένους.
Αυτή η λειτουργία ενεργοποιείται στη Διαμόρφωση στο automaticTimeAccountReportsOnClose.
5. Ημερήσια στιγμιότυπα υπολοίπων
Το σύστημα δημιουργεί για κάθε ημέρα στην κλειστή περίοδο ένα αναλυτικό στιγμιότυπο με τις ακόλουθες τιμές:
- Target: Προβλεπόμενες ώρες
- Is: Πραγματικές ώρες (καθαρές)
- IsGross: Πραγματικές ώρες (μεικτές)
- RunningTotal: Τρέχον υπόλοιπο ευέλικτου ωραρίου
- Balance: Ημερήσιο υπόλοιπο
- Capacity: Διαθεσιμότητα
- VacationTaken: Άδεια που λήφθηκε
- VacationPending: Εκκρεμής άδεια
- ProjectHours: Ώρες έργου
- ProjectTurnover: Κύκλος εργασιών έργων
Αυτά τα στιγμιότυπα χρησιμοποιούνται αντί του ζωντανού υπολογισμού για ημέρες που βρίσκονται σε κλειστή περίοδο.
6. Ενημέρωση της περιόδου καταχώρισης
Μετά την επιτυχή ολοκλήρωση, το "Τελευταίο όριο καταχώρισης" (LastBookingCut) ορίζεται στην ημέρα μετά την ημερομηνία κλεισίματος.
Επιπτώσεις στους εργαζομένους
Μόλις κλείσει μια περίοδος, ισχύουν οι ακόλουθοι περιορισμοί:
- Οι καταχωρίσεις χρόνου εργασίας στην κλειστή περίοδο δεν μπορούν πλέον να τροποποιηθούν ή να διαγραφούν
- Οι καταχωρίσεις έργου στην κλειστή περίοδο δεν μπορούν πλέον να τροποποιηθούν ή να διαγραφούν
- Οι διορθώσεις που αφορούν κλειστούς μήνες απορρίπτονται με την επισήμανση
CHANGES_AFFECT_CLOSED_PERIOD - Οι αλλαγές σε μοντέλα χρόνου εργασίας ή περιοχές που επιδρούν στην κλειστή περίοδο εμφανίζουν προειδοποίηση
- Τα υπόλοιπα παραμένουν παγωμένα στην κατάσταση που βρίσκονταν κατά τη στιγμή του κλεισίματος
Διαμόρφωση
Οι διαχειριστές βρίσκουν τις ρυθμίσεις για το κλείσιμο περιόδου στη Διαμόρφωση στην ενότητα "Έναρξη περιόδου καταχώρισης":
| Ρύθμιση | Περιγραφή | Πρόγραμμα |
|---|---|---|
| Αυτόματο κλείσιμο περιόδου | Ενεργοποιεί/απενεργοποιεί το αυτόματο μηνιαίο κλείσιμο | Gold |
| Τελευταία ημέρα για καταχωρίσεις στον προηγούμενο μήνα | Ορίζει έως ποια ημέρα του τρέχοντος μήνα επιτρέπονται καταχωρίσεις για τον προηγούμενο μήνα (προεπιλογή: 28) | Όλα |
| Δημιουργία αντιγράφων κίνησης κατά το κλείσιμο | Δημιουργεί αυτόματα αντίγραφα κίνησης PDF για όλους τους εργαζομένους | Gold |
| Περιορισμός ευέλικτου λογαριασμού χρόνου | Περιορίζει το υπόλοιπο κατά την ημερομηνία κλεισίματος | Gold |
| Αυτόματο όριο ευέλικτου λογαριασμού | Μέγιστο υπόλοιπο (προεπιλογή: 999999999) | Gold |