Οι χρόνοι έργου για ένα έργο μπορούν να εξαχθούν από τον φάκελο έργου και οι χρόνοι εργασίας μπορούν να εξαχθούν από την επισκόπηση εργαζομένων.
Εξαγωγή χρόνων έργου
Κάνε κλικ στο «Νέο τιμολόγιο» στην αριστερή πλοήγηση μέσα στον φάκελο έργου. Στη συνέχεια, επίλεξε μέσω των φίλτρων στην αριστερή πλευρά τις καταχωρίσεις προς εξαγωγή. Εάν δεν θέλεις να δημιουργηθεί ξεχωριστή γραμμή στο τιμολόγιο για κάθε μεμονωμένη καταχώριση, μπορείς να ομαδοποιήσεις τις καταχωρίσεις ανά μήνα, εργασία ή/και εργαζόμενο. Στη συνέχεια επίλεξε εάν οι εξαγόμενες καταχωρίσεις θα λάβουν αυτόματα την κατάσταση «τιμολογημένο» μετά την εξαγωγή. Τέλος, πρέπει να ρυθμιστεί ο τίτλος και η περιγραφή της θέσης και ως προορισμός είτε PDF είτε ένα από τα συνδεδεμένα συνεργαζόμενα συστήματα. Κάνοντας κλικ στο κουμπί «Εξαγωγή καταχωρίσεων», δημιουργείται είτε ένα αρχείο PDF είτε ένα τιμολόγιο στο συνεργαζόμενο σύστημα, ανάλογα με τον επιλεγμένο προορισμό.
Εάν το έργο εισήχθη από το weclapp, το τιμολόγιο δημιουργείται αυτόματα με αναφορά στην παραγγελία. Η διαδικασία αποτελείται από τα ακόλουθα βήματα:
- Δημιουργία της παραγγελίας στο weclapp με τις επιθυμητές δραστηριότητες ως θέσεις με το αντίστοιχο ωρομίσθιο και τις προβλεπόμενες ποσότητες.
- Εισαγωγή της παραγγελίας από το weclapp ως έργο στο PlainStaff.
- Καταγραφή των ωρών στο PlainStaff.
- Για τη δημιουργία τιμολογίου από τις καταγεγραμμένες ώρες, δημιουργείται ένα τιμολόγιο για την παραγγελία μέσω της λειτουργίας «Νέο τιμολόγιο» στο weclapp και στη συνέχεια προσαρμόζονται οι ποσότητες στο τιμολόγιο στις ώρες που καταγράφηκαν στο PlainStaff. Οι ώρες στο PlainStaff επισημαίνονται στη συνέχεια ως τιμολογημένες.
- Για την επόμενη τιμολόγηση, επιστροφή στο βήμα 4.
Εναλλακτική διαδικασία για το weclapp
Για έργα που εισάγονται από το weclapp, διατίθεται επίσης μια εναλλακτική διαδικασία. Η διαδικασία αποτελείται από τα ακόλουθα βήματα:
- Δημιουργία της παραγγελίας στο weclapp με τις επιθυμητές δραστηριότητες ως θέσεις με το αντίστοιχο ωρομίσθιο και ποσότητα 0.
- Εισαγωγή της παραγγελίας από το weclapp ως έργο στο PlainStaff.
- Καταγραφή των ωρών στο PlainStaff.
- Για τη δημιουργία τιμολογίου από τις καταγεγραμμένες ώρες, οι ποσότητες στην παραγγελία προσαρμόζονται στις ώρες που καταγράφηκαν στο PlainStaff μέσω της λειτουργίας «Προσαρμογή παραγγελίας».
- Δημιουργία τιμολογίου από την παραγγελία στο weclapp μέσω της τυπικής λειτουργίας Ροή εργασιών -> Δημιουργία τιμολογίου. Με αυτόν τον τρόπο τιμολογούνται αυτόματα όλες οι ποσότητες που έχουν καταγραφεί στην παραγγελία και δεν έχουν ακόμη τιμολογηθεί.
- Για την επόμενη τιμολόγηση, επιστροφή στο βήμα 4.
Εξαγωγή ωρών εργασίας
Κάνε κλικ στο κουμπί εξαγωγής στην επισκόπηση εργαζομένων (διαθέσιμο μόνο για διαχειριστές). Στη συνέχεια, επίλεξε τον μήνα και τον προορισμό και κάνε κλικ στο «Εξαγωγή». Το εξαγόμενο αρχείο περιέχει όλες τις καταγεγραμμένες ώρες εργασίας του επιλεγμένου μήνα που καταγράφηκαν πριν από τις 5:00 τα ξημερώματα της περασμένης νύχτας.