Η εξαγωγή GoBD (αρχές για την ορθή τήρηση και αποθήκευση βιβλίων, αρχείων και εγγράφων σε ηλεκτρονική μορφή) χρησιμεύει για τη συμβατή με το GoBD αρχειοθέτηση των δεδομένων κατανομής προσωπικού και χρέωσης.
Αυτή η εξαγωγή πληροί τις απαιτήσεις της μεθόδου πρόσβασης Z3 (παροχή μέσων δεδομένων) και επιτρέπει στους φορολογικούς ελεγκτές να εισάγουν τα δεδομένα στο λογισμικό ελέγχου τους (π.χ. IDEA) και να τα αναλύουν αυτόματα.
Η εξαγωγή δημιουργεί ένα αρχείο ZIP που περιέχει τα ακόλουθα αρχεία:
- Αρχείο CSV με τα δεδομένα καταχωρίσεων (UTF-8 με BOM, διαχωρισμένο με ερωτηματικό)
- index.xml - αρχείο σχήματος XML που περιγράφει τη μορφή CSV σύμφωνα με το καθορισμένο πρότυπο περιγραφής
Μέθοδοι πρόσβασης δεδομένων της φορολογικής διοίκησης (Z1, Z2, Z3)
Οι οδηγίες GoBD / GDPdU διακρίνουν τρεις μεθόδους πρόσβασης για τον φορολογικό έλεγχο:
| Μέθοδος πρόσβασης | Περιγραφή |
|---|---|
| Z1 - Άμεση πρόσβαση δεδομένων | Ο ελεγκτής λαμβάνει πρόσβαση μόνο για ανάγνωση στο παραγωγικό σύστημα και μπορεί να εκτελεί αναλύσεις αυτόνομα με τις παρεχόμενες λειτουργίες. |
| Z2 - Έμμεση πρόσβαση δεδομένων | Η επιχείρηση δημιουργεί στοχευμένες αναλύσεις και αναφορές από το σύστημα κατόπιν αιτήματος του ελεγκτή. |
| Z3 - Παροχή μέσων δεδομένων | Η επιχείρηση παρέχει τα φορολογικά δεδομένα σε αυτόματα αναγνώσιμη μορφή σε μέσο δεδομένων ή για λήψη. Ο ελεγκτής εισάγει τα δεδομένα στο δικό του λογισμικό ανάλυσης (π.χ. IDEA). |
Η εξαγωγή GoBD του PlainStaff έχει σχεδιαστεί ειδικά για την παροχή μέσων δεδομένων Z3. Η εξαγωγή περιέχει όλα τα απαραίτητα δεδομένα για την αυτόματη αξιολόγηση των εγγραφών προσωπικού και χρέωσης σε έναν φορολογικό έλεγχο.
Πεδίο εφαρμογής
Η εξαγωγή GoBD είναι σημαντική για επιχειρήσεις που:
- οφείλουν να συμμορφώνονται με τις νομικές υποχρεώσεις τήρησης αρχείων σύμφωνα με το GoBD / GDPdU
- πρέπει να εφαρμόσουν τη μέθοδο πρόσβασης Z3 στο πλαίσιο φορολογικού ελέγχου
- επιθυμούν να αρχειοθετούν τα δεδομένα προσωπικού και χρέωσης με ασφάλεια ελέγχου
Εξαγόμενα δεδομένα
Η εξαγωγή περιέχει τις ακόλουθες πληροφορίες ανά εργαζόμενο:
Καταχωρίσεις χρόνου εργασίας
Για κάθε εργαζόμενο δημιουργούνται οι ακόλουθες γραμμές στην επιλεγμένη περίοδο:
- Γραμμή Προβλεπόμενων - Ο προγραμματισμένος χρόνος εργασίας (προβλεπόμενες ώρες) για κάθε ημέρα
- Γραμμές Πραγματικών - Όλες οι καταχωρίσεις χρόνου εργασίας με αιτιολογία, κατάσταση και χρόνο
- Γραμμή Αφαίρεσης διαλείμματος - Αυτόματα υπολογισμένα διαλείμματα (σε περίπτωση διαφοράς μεικτού και καθαρού χρόνου)
Καταχωρίσεις έργου
Όλες οι καταχωρίσεις έργου που καταγράφηκαν στην περίοδο με:
- Πελάτη και έργο
- Εργασίες και δαπάνες χρόνου
- Ωρομίσθια και κύκλο εργασιών
Στήλες του CSV
Το αρχείο CSV περιέχει τις ακόλουθες στήλες:
| Στήλη | Περιγραφή |
|---|---|
| TYPE | Τύπος καταχώρισης (χρόνος εργασίας ή έργο) |
| DATE | Ημερομηνία καταχώρισης (ΕΕΕΕ-ΜΜ-ΗΗ) |
| EMPLOYEE | Όνομα εργαζομένου |
| CODE | Κωδικός εργαζομένου |
| REGION | Περιοχή εργαζομένου |
| MODEL | Μοντέλο χρόνου εργασίας |
| Διεύθυνση email (όνομα σύνδεσης) | |
| TEAM | Ομάδα εργαζομένου |
| REASON | Αιτιολογία καταχώρισης / λόγος απουσίας |
| APPROVED | Κατάσταση έγκρισης |
| START | Ώρα έναρξης (ΩΩ:ΛΛ) |
| END | Ώρα λήξης (ΩΩ:ΛΛ) |
| MINUTES | Διάρκεια σε λεπτά |
| HOURS | Διάρκεια σε ώρες |
| VACATION_DAYS | Ημέρες άδειας |
| CUSTOMER | Όνομα πελάτη |
| CUSTOMER_CODE | Κωδικός πελάτη |
| PROJECT | Όνομα έργου |
| PROJECT_CODE | Κωδικός έργου |
| COST_CENTER | Κέντρο κόστους |
| PROJECT_MANAGER | Υπεύθυνος έργου |
| PROJECT_STATUS | Κατάσταση έργου |
| CURRENCY | Νόμισμα |
| TASK | Εργασία |
| TASK_STATUS | Κατάσταση εργασίας |
| QUANTITY | Ποσότητα (ώρες) |
| UNIT | Μονάδα |
| PRICE | Ωρομίσθιο |
| TURNOVER | Κύκλος εργασιών |
| COMMENT | Σχόλιο |
| CREATED_AT | Ημερομηνία δημιουργίας |
| CREATED_BY | Δημιουργήθηκε από |
| MODIFIED_AT | Ημερομηνία τροποποίησης |
| MODIFIED_BY | Τροποποιήθηκε από |
Χρήση
- Μετάβησε στην ενότητα Εξαγωγές στην εφαρμογή
- Επίλεξε ως τύπο εξαγωγής Εξαγωγή συμβατή με GoBD (Z3)
- Επίλεξε την επιθυμητή χρονική περίοδο και τους εργαζομένους
- Διαμόρφωσε τα φίλτρα εάν χρειάζεται
- Ξεκίνησε την εξαγωγή
Μετά την ολοκλήρωση της εξαγωγής θα λάβεις ένα αρχείο ZIP για λήψη, το οποίο μπορείς να παραδώσεις απευθείας στον ελεγκτή ή να αντιγράψεις σε μέσο δεδομένων.
index.xml - Πρότυπο περιγραφής
Το αρχείο index.xml περιέχει τα μεταδεδομένα της εξαγωγής και περιγράφει τη μορφή του αρχείου CSV σύμφωνα με το πρότυπο περιγραφής που απαιτεί η φορολογική διοίκηση:
- Όνομα και περιγραφή του συνόλου δεδομένων
- Μορφή, κωδικοποίηση χαρακτήρων και διαχωριστικά του CSV
- Διαχωριστικό δεκαδικών (τελεία)
- Ονόματα πεδίων και τύπους δεδομένων όλων των στηλών (AlphaNumeric, Date, Numeric)
Αυτό το αρχείο σχήματος XML επιτρέπει στο λογισμικό ελέγχου (π.χ. IDEA) της φορολογικής διοίκησης να εισάγει και να αναλύει αυτόματα τα δεδομένα CSV.
Σημειώσεις σχετικά με τη συμμόρφωση GoBD
- Το αρχείο CSV εξάγεται ως UTF-8 με BOM και είναι επομένως αυτόματα αναγνώσιμο
- Όλες οι αριθμητικές τιμές εξάγονται με τελεία ως δεκαδικό διαχωριστικό σε αγγλική μορφή
- Το αρχείο index.xml περιγράφει τη μορφή του CSV σύμφωνα με τις απαιτήσεις GDPdU
- Η εξαγωγή περιέχει τόσο κύρια δεδομένα (εργαζόμενοι, έργα) όσο και δεδομένα κίνησης (καταχωρίσεις) κατά την περίοδο ελέγχου
- Η πληρότητα των δεδομένων διασφαλίζεται μέσω δημιουργίας και συγχώνευσης ανά σελίδα
- Η εξαγωγή είναι ελέγξιμη και πληροί τις απαιτήσεις παροχής μέσων δεδομένων Z3