Gemeinkostenzuschlag und interner Verrechnungssatz

Der Gemeinkostenzuschlag ist die unauffälligste und zugleich wirkungsvollste Stellschraube der Kalkulation. Ein um zehn Prozentpunkte zu niedriger Satz kostet über ein Jahr mehr Marge als jede einzelne Preisverhandlung.

Einzel- und Gemeinkosten

Einzelkosten lassen sich einem Kostenträger direkt zurechnen: die Arbeitsstunden einer Person im Projekt, eine projektbezogene Fremdleistung, eine Reise zum Kunden.

Gemeinkosten lassen sich das nicht: Miete, Strom, IT-Infrastruktur, Buchhaltung, Personalabteilung, Geschäftsführung, Vertrieb, Marketing, Fortbildung, Versicherungen, Fachliteratur.

Die Grenze ist teilweise eine Frage des Aufwands: Eine Softwarelizenz könnte projektbezogen erfasst werden — ob sich das lohnt, ist eine andere Frage.

Der Zuschlagssatz

Zuschlagssatz = Gemeinkosten ÷ Bezugsgröße × 100

Beispiel:

Die Wahl der Bezugsgröße

Üblich sind die direkten Personalkosten, weil in Dienstleistungsbetrieben die meisten Gemeinkosten mit der Zahl der Beschäftigten korrelieren — Fläche, Arbeitsplätze, Verwaltungsaufwand.

Alternativen sind die produktiven Stunden (dann ergibt sich ein Zuschlag in Euro je Stunde statt in Prozent) oder die Herstellkosten in fertigenden Betrieben.

Mehrstufige Verteilung

Genauer als ein einheitlicher Satz ist die Bildung von Kostenstellen mit eigenen Zuschlagssätzen:

1. Primärkosten je Kostenstelle erfassen.
2. Hilfskostenstellen — IT, Facility, Verwaltung — auf die Hauptkostenstellen umlegen, nach einem sachgerechten Schlüssel: Arbeitsplätze, Fläche, Personenzahl, Tickets.
3. Je Hauptkostenstelle einen eigenen Zuschlagssatz bilden.

Der Mehraufwand lohnt sich ab dem Punkt, an dem die Kostenstruktur der Bereiche deutlich auseinanderfällt.

Der interne Verrechnungssatz

Verrechnungssatz = Personalkostensatz × (1 + Zuschlagssatz)

Er ist der Wert, mit dem eine geleistete Stunde intern bewertet wird — ohne Gewinnaufschlag. Er dient drei Zwecken:

• Nachkalkulation: Bewertung der geleisteten Stunden.
• Deckungsbeitragsrechnung: Ermittlung des Beitrags je Projekt.
• Make-or-Buy: Vergleich mit dem Preis einer Fremdleistung.

Für den letzten Zweck ist Vorsicht geboten: Der Vollkostensatz enthält Fixkosten, die auch dann anfallen, wenn fremdvergeben wird. Für kurzfristige Entscheidungen ist der Grenzkostensatz die richtige Größe.

Kostenremanenz

Gemeinkosten sinken bei Auftragsrückgang kaum — Miete, Verwaltung und Geschäftsführung laufen weiter. Wer den Zuschlagssatz auf Basis eines Jahres mit hoher Auslastung kalkuliert, unterdeckt in einem schwachen Jahr systematisch.

Zwei Gegenmaßnahmen:

1. Konservative Auslastungsannahme in der Kalkulation — lieber 75 als 90 Prozent.
2. Normalkostenrechnung — der Satz wird über einen mehrjährigen Durchschnitt gebildet, nicht über das Vorjahr.

Überprüfung

Am Jahresende sind die tatsächlichen Gemeinkosten gegen die verrechneten zu stellen. Die Differenz ist die Über- oder Unterdeckung:

• Unterdeckung → der Satz war zu niedrig, die Preise waren zu günstig.
• Überdeckung → der Satz war zu hoch, das Unternehmen war im Wettbewerb unnötig teuer.

Beides ist ein Korrekturbedarf für das Folgejahr — und beides lässt sich nur ermitteln, wenn die geleisteten Stunden vollständig erfasst wurden.

Quellen und Rechtsgrundlagen

Gesetze und Verordnungen

• § 255 HGB — Bewertungsmaßstäbe, Bestandteile der Herstellungskosten

Weitere Quellen

• Statistisches Bundesamt — Arbeitskosten und Lohnnebenkosten — amtliche Vergleichswerte für Lohnnebenkostenquoten und Arbeitskosten je Stunde

Stand der Auswertung: August 2026.