Zeitdaten nach DATEV übergeben – Lohnarten sauber mappen

Die Übergabe der Zeitdaten an die Lohnabrechnung ist der fehleranfälligste Punkt der gesamten Personalverwaltung. Der Grund ist nicht die Technik, sondern die Übersetzung: Zwei Systeme mit unterschiedlicher Logik müssen sich auf eine gemeinsame Sprache einigen.

Was übergeben wird

Die Zeitwirtschaft liefert Bewegungsdaten — Werte, die sich je Abrechnungsperiode ändern. Stammdaten wie Steuerklasse, Krankenkasse und Bankverbindung gehören in die Lohnsoftware, nicht in die Übergabe.

Je Datensatz:

Die Mapping-Tabelle

Jede Zeitart braucht genau ein Ziel. Beispiel für eine minimale Zuordnung:

Wo die Bewertung stattfindet

Zwei Modelle:

Mengenübergabe. Die Zeitwirtschaft liefert nur Stunden, die Lohnsoftware bewertet sie mit den hinterlegten Sätzen. Vorteil: Eine Quelle für die Bewertung, weniger Abstimmungsbedarf. Nachteil: Die Zeitwirtschaft kann keine belastbaren Kostenauswertungen liefern.

Betragsübergabe. Die Zeitwirtschaft bewertet selbst und liefert Beträge. Vorteil: Kostenauswertungen sind möglich. Nachteil: Sätze müssen in zwei Systemen gepflegt werden — eine dauerhafte Fehlerquelle.

Empfehlenswert ist die Mengenübergabe für die Abrechnung, kombiniert mit einer internen Bewertung in der Zeitwirtschaft für Kalkulationszwecke, die ausdrücklich nicht abrechnungsrelevant ist.

Der Ablauf je Periode

1. Stichtag für die Erfassung — meist der 3. bis 5. des Folgemonats.
2. Freigabe durch die Führungskräfte, mit Prüfung offener Korrekturen.
3. Plausibilitätsprüfung vor dem Export: Personen ohne Buchungen, Salden außerhalb erwarteter Bandbreiten, Fehlzeiten ohne Beleg.
4. Export und Import in die Lohnsoftware.
5. Abstimmung der Summen je Lohnart zwischen beiden Systemen.
6. Sperre der Periode in der Zeitwirtschaft.

Schritt 5 wird häufig übersprungen und ist der einzige, der Übertragungsfehler zuverlässig findet.

Korrekturen nach dem Export

Nachträgliche Änderungen werden nicht durch erneuten Export derselben Periode abgebildet, sondern über eine Rückrechnung: Die Differenz fließt in die Folgeperiode ein, die ursprünglichen Werte bleiben erhalten.

Diese Vorgehensweise ist nicht nur technisch sauberer, sondern auch die einzige, die den GoBD-Anforderungen an Unveränderbarkeit entspricht.

GoBD-Relevanz

Weil Arbeitszeitdaten über Zuschläge und Überstunden in die Lohnabrechnung und damit in die Buchführung fließen, ist die Zeiterfassung ein vorgelagertes System im Sinne der GoBD. Daraus folgen:

• Unveränderbarkeit der erfassten Daten mit Änderungsprotokoll,
• Verfahrensdokumentation einschließlich der Mapping-Tabelle,
• Aufbewahrung über die einschlägigen Fristen,
• maschinelle Auswertbarkeit für den Datenzugriff bei einer Prüfung.

Die Mapping-Tabelle ist dabei kein Nebendokument: Sie ist die Erklärung, wie aus einer erfassten Stunde ein Betrag in der Buchführung wurde. Ohne sie ist der Weg für einen Prüfer nicht nachvollziehbar.

Bei einem Systemwechsel

Vor der Umstellung sind drei Dinge zu klären:

1. Personalnummernkreis — bleibt er identisch? Wenn nicht, braucht es eine dokumentierte Umschlüsselungstabelle.
2. Altdaten — sind sie über die Aufbewahrungsfrist im Altsystem lesbar oder müssen sie migriert werden?
3. Parallellauf — mindestens eine Periode in beiden Systemen abrechnen und die Summen je Lohnart vergleichen.

Der Parallellauf kostet Aufwand und findet zuverlässig die Fehler, die sonst erst in der Prüfung auffallen.

Quellen und Rechtsgrundlagen

Gesetze und Verordnungen

• § 41 EStG — Führung und Aufbewahrung des Lohnkontos
• § 4 LStDV — Pflichtangaben im Lohnkonto
• § 3b EStG — Steuerfreiheit der Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit
• § 28f SGB IV — Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten für Entgeltunterlagen

Weitere Quellen

• GoBD (BMF-Schreiben vom 28.11.2019, BStBl I S. 1269, zuletzt geändert am 14.07.2025) — Anforderungen an Unveränderbarkeit, Protokollierung und Datenzugriff bei elektronischen Aufzeichnungen

Stand der Auswertung: August 2026. Der Beitrag ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.