Suivi du temps et DATEV : exporter les heures pour la paie

Le lien entre PlainStaff et DATEV est un export de fichier : pour chaque mois de paie, vous générez un fichier texte qui est importé dans la saisie calendrier de LODAS ou de Lohn und Gehalt. Il n'existe ni couplage permanent en ligne, ni transfert en arrière-plan, ni connexion via DATEV SmartLogin.

PlainStaff n'est donc pas un service de données certifié de la marketplace DATEV — ni service de données d'import de paie (LIDS), ni service de données d'analyse de paie (LADS). Nous le disons d'emblée afin que vous puissiez situer correctement l'intégration avant de la mettre en place.

Pour les entreprises dont la paie est traitée une fois par mois chez l'expert-comptable, la voie du fichier est la plus courte : exporter, transmettre, importer. L'état des données est fixé sans ambiguïté au moment de l'export, chaque fichier est reproductible, et aucun contrat ni activation supplémentaire dans la marketplace DATEV n'est nécessaire.

Un service de données certifié est le meilleur choix si votre cabinet de paie l'exige expressément, si les heures et les majorations doivent circuler en continu plutôt que mensuellement, ou si votre processus doit alimenter plusieurs clients de manière entièrement automatique. Dans ce cas, un prestataire LIDS vous conviendra mieux — cela fait aussi partie d'une évaluation honnête.

Indépendamment de la transmission à la paie, l'offre Gold permet à PlainStaff de journaliser toutes les modifications conformément aux GoBD, de mettre à disposition des contrôleurs un export Z3 conforme à IDEA et d'archiver les données pendant dix ans. Les fonctions incluses dans chaque offre sont présentées dans l'aperçu des offres ; l'hébergement et la protection des données sont décrits sous Mes données sont-elles sécurisées ?.

Une précision importante : l'export DATEV sert la paie. L'obligation de consigner le temps de travail prévue par la loi allemande sur la sécurité et la santé au travail (Arbeitsschutzgesetz), vous la remplissez grâce à la saisie continue dans PlainStaff lui-même.

DATEV couvre la paie. Tout ce qui en dépend au quotidien reste dans PlainStaff : saisir et analyser les heures de projet, les transformer en factures, ainsi que les transmissions vers Lexware Office — notre profil partenaire est disponible sur lexware.de — et vers Dynamics 365 Business Central via Microsoft AppSource.

Comment fonctionne l'export DATEV depuis PlainStaff ?

PlainStaff génère pour le mois sélectionné un fichier texte contenant tous les temps de travail et toutes les absences. Ce fichier est ensuite importé dans la saisie calendrier de la paie DATEV, par vous-même ou par votre expert-comptable.

Quels programmes DATEV sont pris en charge ?

DATEV LODAS et DATEV Lohn und Gehalt. Les deux programmes lisent le même fichier d'export via la saisie calendrier.

Quelles données le fichier d'export contient-il ?

Pour chaque employé, les temps de travail et les absences du mois sélectionné, chacun avec le type de salaire ou le code d'absence renseigné sur le type d'enregistrement. S'y ajoutent le numéro de conseiller et le numéro de client enregistrés dans PlainStaff.

Comment renseigner les types de salaire et les codes d'absence ?

Sur les types d'enregistrement dans PlainStaff. Les codes que vous utilisez sont à convenir avec votre expert-comptable. Seuls les types d'enregistrement disposant d'un type de salaire ou d'un code d'absence figurent dans l'export — les détails se trouvent dans l'aide sur les types d'enregistrement.

S'agit-il du service de données d'import de paie DATEV (LIDS) ?

Non. La transmission se fait par fichier, et non via un service de données certifié de la marketplace DATEV. Si votre cabinet de paie exige un service de données tel que LIDS ou LADS, un prestataire certifié en conséquence est le meilleur choix.

Qu'en est-il du suivi du temps avec DATEV LODAS ?

La démarche est identique : exporter le fichier texte depuis PlainStaff et l'importer dans la saisie calendrier de LODAS.

Quel est le niveau de sécurité de la transmission des données à DATEV ?

L'export s'effectue via une connexion chiffrée et aboutit à un fichier qui reste chez vous. Il n'y a ni transmission automatique vers DATEV ni interface tierce intermédiaire : vous décidez quand le fichier part et à qui.

Puis-je tester l'export au préalable ?

Oui. L'export DATEV est entièrement disponible pendant la phase d'essai gratuite, ce qui vous permet de dérouler une clôture mensuelle complète avant de vous décider. L'aide sur l'export DATEV décrit la procédure.