Facture électronique pour administrations & entreprises : EN 16931, Peppol, XRechnung & ZUGFeRD avec PlainStaff

Une facture électronique n'est pas un simple PDF par e-mail, mais un jeu de données structurées lu automatiquement par le logiciel comptable du destinataire. Le socle commun en Europe est la norme EN 16931 ; les États la complètent par leurs propres profils et canaux de transmission : la France avec Factur-X, l'Allemagne avec XRechnung et ZUGFeRD, une large partie de l'UE avec Peppol BIS. C'est exactement là qu'intervient PlainStaff :

• Cinq profils, un seul processus : EN 16931 (CII et UBL), Peppol BIS, Factur-X, XRechnung et ZUGFeRD sont générés directement depuis la facturation de vos projets – sous forme de PDF hybride ou de fichier XML accompagné d'un PDF lisible.
• Validation automatique : avant l'émission, PlainStaff contrôle votre facture par rapport aux règles officielles du profil choisi – y compris les extensions nationales comme les règles BR-DE pour XRechnung – et indique directement les mentions obligatoires manquantes avec un lien direct pour les renseigner.
• Recommandations par pays avec sources : pour chaque pays client, vous voyez le format attendu, si l'envoi par e-mail suffit ou si un portail est imposé – avec la source et la date de la dernière vérification.
• Un format par client : chaque client peut bénéficier de son propre format – dans toute formule parmi les formats de votre pays, et dans la formule Gold parmi l'ensemble des profils : Peppol BIS pour le client belge, Factur-X pour le client français, XRechnung pour le client allemand.
• Paiement et relances : échéance, encaissement et niveau de relance figurent dans la même liste que la facture – les postes en retard sont signalés, et la relance est émise directement avec frais, intérêts et nouveau délai.

De l'émission au règlement, vous gardez une maîtrise totale : l'archive des factures conserve chaque facture électronique avec son statut, son format, ses documents, sa preuve de distribution, son échéance et son état de paiement – y compris les relances et l'annulation par avoir automatique.

Un format de facture unique suffit tant que tous vos clients se situent dans le même pays. Dès que vous facturez au-delà des frontières, la donne change : en Belgique et aux Pays-Bas, les flux transitent par Peppol, en France par Factur-X, et XRechnung n'a pas de portée hors d'Allemagne. PlainStaff résout cela grâce à un profil d'entreprise par défaut et un profil personnalisé par client – disponibles dans chaque formule.

Ce que votre formule débloque. Sans la formule Gold, vous bénéficiez des formats en vigueur dans le pays de votre entreprise : en France Factur-X, en Autriche ZUGFeRD et Peppol BIS, aux Pays-Bas Peppol BIS, en Allemagne XRechnung et ZUGFeRD. Ce n'est que si vous souhaitez facturer des clients d'autres pays dans leur propre format que vous avez besoin de Gold – tous les profils vous sont alors ouverts.

Recommandations par pays dans la fiche client. PlainStaff vous indique pour le pays de votre client quel format est courant, s'il s'agit d'un organisme public, d'une entreprise ou d'un particulier, en précisant la source et la date de la dernière vérification. Un simple clic applique le format recommandé ; aucune modification automatique n'est imposée.

Clarté sur l'acheminement : PlainStaff génère le document et l'envoie par e-mail. Pour les clients professionnels, cela suffit dans la plupart des pays. Certains États imposent en outre un canal de transmission spécifique – le réseau Peppol, SdI en Italie, KSeF en Pologne, Chorus Pro en France ou les portails ZRE et OZG-RE pour les marchés publics en Allemagne. PlainStaff ne prend pas en charge ces portails directement : vous déposez le fichier sur le portail ou via votre opérateur de dématérialisation. La mention dans la fiche client vous en informe avant même d'émettre la facture.

Une facture n'est soldée que lorsque les fonds sont reçus. C'est pourquoi PlainStaff ne s'arrête pas à la création : expédition, échéance, encaissement et relances sont regroupés dans la même vue que la facture elle-même – sans fichier Excel à côté.

Panneau d'envoi structuré. Dès la création, l'éditeur d'e-mail s'ouvre à côté de la facture : les destinataires sont préremplis d'après l'adresse de facturation électronique du client, tandis que l'objet, le texte et la signature proviennent d'un modèle d'e-mail – avec des variables pour le numéro de facture, la date, l'échéance, le client, le projet et le montant. Vous pouvez définir un modèle par défaut par client ; le PDF et le XML sont automatiquement joints, et d'autres pièces (PDF, JPG, PNG jusqu'à 20 MB) s'ajoutent par glisser-déposer.

Échue, en attente, en retard. L'archive affiche la date d'échéance de chaque facture et met en évidence les factures impayées avec le nombre de jours de retard. Dès que le client règle, vous marquez la facture comme payée, action réversible à tout moment. L'état de paiement dispose de sa propre colonne, et les filtres En attente, Payée, Relancée et En retard vous montrent en deux clics les créances à suivre.

Procédure de relance en trois étapes. Rappel de paiement, 2e et 3e relances sont générés directement depuis la facture : avec frais de relance, intérêts moratoires et nouveau délai de paiement. La relance est créée en PDF sur votre en-tête et dans la langue du client, classée dans l'archive et envoyée immédiatement par e-mail si vous le souhaitez. Les étapes ne peuvent être sautées et les factures réglées ou annulées ne peuvent faire l'objet de relance.