Periodenabschluss (Monatsabschluss)
Der Periodenabschluss (auch Monatsabschluss genannt) friert alle Buchungen und Salden bis zu einem bestimmten Stichtag ein. Nach dem Abschluss sind diese Daten vor versehentlichen oder unbefugten Änderungen geschützt.
Funktionsweise
PlainStaff bietet zwei Varianten des Periodenabschlusses:
Automatischer Periodenabschluss
Der automatische Periodenabschluss wird täglich um 00:05 Uhr von einem Hintergrunddienst geprüft. Stellt das System fest, dass der konfigurierte Stichtag für Buchungen im Vormonat überschritten ist, wird der Abschluss der abgelaufenen Periode automatisch angestoßen.
Beispiel: Ist der "Letzte Tag für Buchungen im Vormonat" auf den 5. eingestellt, prüft das System am 6. eines Monats, ob der Vormonat abgeschlossen werden kann. Ist dies der Fall, wird der Abschluss automatisch durchgeführt.
Manueller Periodenabschluss
Administratoren können den Abschluss einer Periode jederzeit manuell über die Konfiguration auslösen:
- Konfiguration öffnen
- Im Abschnitt "Start der Buchungsperiode" auf "Ändern" klicken
- Das gewünschte Abschlussdatum (letzter Tag eines Monats) auswählen
- Der Abschluss wird sofort durchgeführt
Dabei gelten folgende Validierungen:
- Das Datum muss der letzte Tag eines Monats sein
- Es darf nicht vor dem bestehenden Abschlussdatum liegen
- Es darf nicht vor dem Buchungsbeginn liegen
- Es darf nicht mit dem aktuellen Abschlussdatum identisch sein
Was passiert beim Periodenabschluss?
Beim Abschluss einer Periode führt das System folgende Schritte durch:
1. Einfrieren der Buchungen
Alle Arbeitszeit- und Projektbuchungen im abzuschließenden Zeitraum werden mit dem Vermerk "Month Closure" versehen. Die Buchungsgründe werden als Schnappschuss (Snapshot) in der Buchung gespeichert, sodass auch spätere Änderungen an den Gründen keine Auswirkung auf abgeschlossene Buchungen haben.
2. Automatische Buchungen (bei Anwesenheitspflicht)
Für Mitarbeiter mit aktivierter Anwesenheitsaufzeichnungspflicht (dontRegisterPresence) werden automatisch Buchungen für Tage ohne erfasste Anwesenheit erstellt, an denen eine Sollzeit > 0 besteht. Diese erhalten den Buchungsgrund "Automatische Buchung".
3. Begrenzung der Gleitzeitkonten (optional)
Im Gold-Tarif kann optional ein Limit für Gleitzeitkonten aktiviert werden. Übersteigt das Guthaben eines Mitarbeiters am Abschlussstichtag dieses Limit, wird automatisch eine Korrekturbuchung erstellt, die das Konto auf den konfigurierten Maximalwert setzt.
Diese Funktion wird in der Konfiguration unter folgender Einstellung aktiviert:
- "Gleitzeitkonto begrenzen" – schaltet die Funktion ein
- "Automatisches Limit Gleitzeitkonto" – definiert den maximalen Saldo
4. Kontoauszüge als PDF (optional)
Im Gold-Tarif können beim Periodenabschluss automatisch Kontoauszüge als PDF für alle Mitarbeiter erstellt werden. Diese werden in der Mitarbeiterakte abgelegt und stehen Administratoren, Teamleitern und den Mitarbeitern selbst zur Verfügung.
Diese Funktion wird in der Konfiguration unter automaticTimeAccountReportsOnClose aktiviert.
5. Tägliche Salden-Snapshots
Das System erstellt für jeden Tag im abgeschlossenen Zeitraum einen detaillierten Schnappschuss mit folgenden Werten:
- Target: Soll-Stunden
- Is: Ist-Stunden (Netto)
- IsGross: Ist-Stunden (Brutto)
- RunningTotal: Laufendes Gleitzeitkonto
- Balance: Tagesaldo
- Capacity: Kapazität
- VacationTaken: Genommener Urlaub
- VacationPending: Anstehender Urlaub
- ProjectHours: Projektstunden
- ProjectTurnover: Projektumsatz
Diese Snapshots werden anstelle der Live-Berechnung verwendet, sobald ein Tag in einer abgeschlossenen Periode liegt.
6. Aktualisierung des Buchungszeitraums
Nach erfolgreichem Abschluss wird der "Letzter Buchungsschnitt" (LastBookingCut) auf den Tag nach dem Abschlussdatum gesetzt. Der neue Buchungszeitraum beginnt dann an diesem Datum.
Auswirkungen auf Mitarbeiter
Sobald eine Periode abgeschlossen ist, gelten folgende Einschränkungen:
- Arbeitszeitbuchungen im abgeschlossenen Zeitraum können nicht mehr bearbeitet oder gelöscht werden
- Projektbuchungen im abgeschlossenen Zeitraum können nicht mehr bearbeitet oder gelöscht werden
- Korrekturen, die abgeschlossene Monate betreffen, werden mit dem Hinweis
CHANGES_AFFECT_CLOSED_PERIODabgelehnt - Änderungen an Arbeitszeitmodellen oder Regionen, die in die abgeschlossene Periode wirken, zeigen eine Warnung an
- Die Salden bleiben auf dem zum Zeitpunkt des Abschlusses eingefrorenen Stand
Konfiguration
Die Einstellungen für den Periodenabschluss finden Administratoren in der Konfiguration unter dem Abschnitt "Start der Buchungsperiode":
| Einstellung | Beschreibung | Tarif |
|---|---|---|
| Automatischer Periodenabschluss | Aktiviert/deaktiviert den automatischen monatlichen Abschluss | Gold |
| Letzter Tag für Buchungen im Vormonat | Legt fest, bis zu welchem Tag des laufenden Monats Buchungen für den Vormonat möglich sind (Standard: 28) | Alle |
| Kontoauszüge bei Abschluss erstellen | Erstellt automatisch PDF-Kontoauszüge für alle Mitarbeiter | Gold |
| Gleitzeitkonto begrenzen | Begrenzt den Saldo zum Abschlussstichtag | Gold |
| Automatisches Limit Gleitzeitkonto | Maximaler Saldo (Standard: 999999999) | Gold |