Der GoBD-Export (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) dient der gobd-konformen Archivierung deiner Personaleinsatz- und Abrechnungsdaten.
Dieser Export erfüllt die Anforderungen der Z3-Zugriffsart (Datenträgerüberlassung) gemäß § 147 AO und ermöglicht es Betriebsprüfern, die übergebenen Daten in ihre Prüfsoftware (z. B. IDEA) zu importieren und maschinell auszuwerten.
Der Export erzeugt eine ZIP-Datei, die folgende Dateien enthält:
- CSV-Datei mit den Buchungsdaten (UTF-8 with BOM, semikolongetrennt)
- index.xml - XML-Schema-Datei, die das CSV-Format gemäß dem Beschreibungsstandard beschreibt
Datenzugriffsarten der Finanzverwaltung (Z1, Z2, Z3)
Die GoBD / GDPdU unterscheiden drei Zugriffsarten für die Betriebsprüfung:
| Zugriffsart | Beschreibung |
|---|---|
| Z1 - Unmittelbarer Datenzugriff | Der Prüfer erhält lesenden Zugriff auf das produktive System und kann mit den bereitgestellten Auswertungsfunktionen selbstständig Analysen durchführen. |
| Z2 - Mittelbarer Datenzugriff | Das Unternehmen erstellt auf Anforderung des Prüfers gezielte Auswertungen und Berichte aus dem System. |
| Z3 - Datenträgerüberlassung | Das Unternehmen stellt die steuerrelevanten Daten in einem maschinell auswertbaren Format auf einem Datenträger oder zum Download bereit. Der Prüfer importiert die Daten in seine eigene Analysesoftware (z. B. IDEA). |
Der PlainStaff GoBD-Export ist speziell für die Z3-Datenträgerüberlassung konzipiert. Der Export enthält alle erforderlichen Daten, um die steuerlich relevanten Aufzeichnungen über Personaleinsatz- und Abrechnungsdaten in einer Betriebsprüfung maschinell auswerten zu können.
Anwendungsbereich
Der GoBD-Export ist für Unternehmen relevant, die:
- ihren gesetzlichen Aufbewahrungspflichten nach den GoBD / GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) nachkommen müssen
- im Rahmen einer Betriebsprüfung die Z3-Zugriffsart umsetzen müssen
- ihre Personaleinsatz- und Abrechnungsdaten revisionssicher archivieren möchten
Exportierte Daten
Der Export enthält folgende Informationen je Mitarbeiter:
Arbeitszeitbuchungen
Für jeden Mitarbeiter werden im gewählten Zeitraum folgende Zeilen generiert:
- Soll-Zeile - Die geplante Arbeitszeit (Soll-Stunden) für jeden Tag
- Ist-Zeilen - Alle erfassten Arbeitszeitbuchungen mit Grund, Status und Zeit
- Pausenabzug-Zeile - Automatisch berechnete Pausen (bei Differenz zwischen Brutto- und Nettoarbeitszeit)
Projektbuchungen
Alle im Zeitraum erfassten Projektbuchungen mit:
- Kunde und Projekt
- Aufgaben und Aufwänden
- Stundensätzen und Umsätzen
Spalten der CSV
Die CSV-Datei enthält folgende Spalten:
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| TYPE | Buchungstyp (Arbeitszeitbuchung oder Projektbuchung) |
| DATE | Datum der Buchung (JJJJ-MM-TT) |
| EMPLOYEE | Name des Mitarbeiters |
| CODE | Mitarbeiterkürzel |
| REGION | Region des Mitarbeiters |
| MODEL | Arbeitszeitmodell |
| E-Mail-Adresse (Login-Name) | |
| TEAM | Team des Mitarbeiters |
| REASON | Buchungsgrund / Abwesenheitsgrund |
| APPROVED | Freigabestatus |
| START | Startzeit (HH:MM) |
| END | Endzeit (HH:MM) |
| MINUTES | Dauer in Minuten |
| HOURS | Dauer in Stunden |
| VACATION_DAYS | Urlaubstage |
| CUSTOMER | Kundenname |
| CUSTOMER_CODE | Kundencode |
| PROJECT | Projektname |
| PROJECT_CODE | Projektcode |
| COST_CENTER | Kostenstelle |
| PROJECT_MANAGER | Projektverantwortliche |
| PROJECT_STATUS | Projektstatus |
| CURRENCY | Währung |
| TASK | Aufgabe |
| TASK_STATUS | Aufgabenstatus |
| QUANTITY | Menge (Stunden) |
| UNIT | Einheit |
| PRICE | Stundensatz |
| TURNOVER | Umsatz |
| COMMENT | Kommentar |
| CREATED_AT | Erstellungsdatum |
| CREATED_BY | Erstellt von |
| MODIFIED_AT | Änderungsdatum |
| MODIFIED_BY | Geändert von |
Verwendung
- Navigiere zum Bereich Exporte in der Anwendung
- Wähle als Exporttyp GoBD-konformer Export (Z3)
- Wähle den gewünschten Zeitraum und die Mitarbeiter aus
- Konfiguriere bei Bedarf die Filter
- Starte den Export
Nach Abschluss des Exports erhältst du eine ZIP-Datei zum Download. Diese kannst du direkt an den Betriebsprüfer übergeben oder auf einen Datenträger kopieren.
index.xml - Beschreibungsstandard
Die index.xml enthält die Metadaten des Exports und beschreibt das Format der CSV-Datei nach dem von der Finanzverwaltung geforderten Beschreibungsstandard:
- Name und Beschreibung des Datensatzes
- Format, Zeichenkodierung und Trennzeichen der CSV
- Dezimaltrennzeichen (Punkt)
- Feldnamen und Datentypen aller Spalten (AlphaNumeric, Date, Numeric)
Diese XML-Schemadatei ermöglicht es der Prüfsoftware (z. B. IDEA) der Finanzverwaltung, die CSV-Daten automatisch zu importieren und auszuwerten.
Hinweise zur GoBD-Konformität
- Die CSV-Datei wird als UTF-8 with BOM ausgegeben und ist somit maschinell auswertbar
- Alle Zahlenwerte werden mit Punkt als Dezimaltrennzeichen im englischen Format ausgegeben
- Die index.xml beschreibt das Format der CSV gemäß den GDPdU-Anforderungen an den Beschreibungsstandard
- Der Export enthält sowohl Stammdaten (Mitarbeiter, Projekte) als auch Bewegungsdaten (Buchungen) im Prüfungszeitraum
- Die Vollständigkeit der Daten wird durch die seitenweise Generierung und Zusammenführung sichergestellt
- Der Export ist prüffähig und erfüllt die Anforderungen der Z3-Datenträgerüberlassung gemäß § 147 AO