L'export GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form, principes de tenue et de conservation régulières des livres, enregistrements et documents sous forme électronique) sert à l'archivage conforme aux GoBD de vos données de planification du personnel et de facturation.
Cet export répond aux exigences du type d'accès Z3 (remise sur support de données) conformément au § 147 AO et permet aux contrôleurs fiscaux d'importer les données transmises dans leur logiciel de contrôle (par ex. IDEA) et de les analyser de manière automatisée.
L'export génère un fichier ZIP contenant les fichiers suivants :
- fichier CSV avec les données d'enregistrement (UTF-8 with BOM, séparées par des points-virgules)
- index.xml - fichier de schéma XML décrivant le format CSV conformément au standard de description
Types d'accès aux données de l'administration fiscale (Z1, Z2, Z3)
Les GoBD / GDPdU distinguent trois types d'accès pour le contrôle fiscal :
| Type d'accès | Description |
|---|---|
| Z1 - Accès direct aux données | Le contrôleur obtient un accès en lecture au système productif et peut réaliser lui-même des analyses à l'aide des fonctions d'évaluation mises à disposition. |
| Z2 - Accès indirect aux données | L'entreprise établit, à la demande du contrôleur, des analyses et des rapports ciblés à partir du système. |
| Z3 - Remise sur support de données | L'entreprise met à disposition les données fiscalement pertinentes dans un format exploitable par machine, sur un support de données ou en téléchargement. Le contrôleur importe les données dans son propre logiciel d'analyse (par ex. IDEA). |
L'export GoBD de PlainStaff est spécialement conçu pour la remise sur support de données Z3. L'export contient toutes les données nécessaires pour permettre l'analyse automatisée, lors d'un contrôle fiscal, des enregistrements fiscalement pertinents relatifs aux données de planification du personnel et de facturation.
Domaine d'application
L'export GoBD est pertinent pour les entreprises qui :
- doivent respecter leurs obligations légales de conservation selon les GoBD / GDPdU (principes relatifs à l'accès aux données et à la vérifiabilité des documents numériques)
- doivent mettre en œuvre le type d'accès Z3 dans le cadre d'un contrôle fiscal
- souhaitent archiver leurs données de planification du personnel et de facturation de manière inaltérable
Données exportées
L'export contient les informations suivantes pour chaque employé :
Enregistrements de temps de travail
Pour chaque employé, les lignes suivantes sont générées sur la période sélectionnée :
- Ligne Cible - le temps de travail planifié (heures cibles) pour chaque jour
- Lignes Réel - tous les enregistrements de temps de travail saisis, avec motif, statut et horaire
- Ligne de déduction des pauses - pauses calculées automatiquement (en cas de différence entre le temps de travail brut et net)
Enregistrements de projet
Tous les enregistrements de projet saisis sur la période, avec :
- client et projet
- tâches et charges
- taux horaires et chiffres d'affaires
Colonnes du fichier CSV
Le fichier CSV contient les colonnes suivantes :
| Colonne | Description |
|---|---|
| TYPE | Type d'enregistrement (enregistrement de temps de travail ou enregistrement de projet) |
| DATE | Date de l'enregistrement (AAAA-MM-JJ) |
| EMPLOYEE | Nom de l'employé |
| CODE | Trigramme de l'employé |
| REGION | Région de l'employé |
| MODEL | Modèle de temps de travail |
| Adresse e-mail (identifiant de connexion) | |
| TEAM | Équipe de l'employé |
| REASON | Motif d'enregistrement / motif d'absence |
| APPROVED | Statut de validation |
| START | Heure de début (HH:MM) |
| END | Heure de fin (HH:MM) |
| MINUTES | Durée en minutes |
| HOURS | Durée en heures |
| VACATION_DAYS | Jours de congé |
| CUSTOMER | Nom du client |
| CUSTOMER_CODE | Code client |
| PROJECT | Nom du projet |
| PROJECT_CODE | Code projet |
| COST_CENTER | Centre de coûts |
| PROJECT_MANAGER | Responsables du projet |
| PROJECT_STATUS | Statut du projet |
| CURRENCY | Devise |
| TASK | Tâche |
| TASK_STATUS | Statut de la tâche |
| QUANTITY | Quantité (heures) |
| UNIT | Unité |
| PRICE | Taux horaire |
| TURNOVER | Chiffre d'affaires |
| COMMENT | Commentaire |
| CREATED_AT | Date de création |
| CREATED_BY | Créé par |
| MODIFIED_AT | Date de modification |
| MODIFIED_BY | Modifié par |
Utilisation
- Rendez-vous dans la rubrique Exports de l'application
- Sélectionnez comme type d'export Export conforme aux GoBD (Z3)
- Sélectionnez la période souhaitée et les employés
- Configurez si nécessaire les filtres
- Lancez l'export
Une fois l'export terminé, vous recevez un fichier ZIP à télécharger. Vous pouvez le remettre directement au contrôleur fiscal ou le copier sur un support de données.
index.xml - standard de description
Le fichier index.xml contient les métadonnées de l'export et décrit le format du fichier CSV selon le standard de description exigé par l'administration fiscale :
- nom et description du jeu de données
- format, encodage des caractères et séparateur du fichier CSV
- séparateur décimal (point)
- noms de champs et types de données de toutes les colonnes (AlphaNumeric, Date, Numeric)
Ce fichier de schéma XML permet au logiciel de contrôle (par ex. IDEA) de l'administration fiscale d'importer et d'analyser automatiquement les données CSV.
Remarques sur la conformité aux GoBD
- Le fichier CSV est généré en UTF-8 with BOM et est ainsi exploitable par machine
- Toutes les valeurs numériques sont générées au format anglais, avec le point comme séparateur décimal
- Le fichier index.xml décrit le format du CSV conformément aux exigences GDPdU relatives au standard de description
- L'export contient aussi bien les données de base (employés, projets) que les données de mouvement (enregistrements) sur la période contrôlée
- L'exhaustivité des données est garantie par la génération page par page et leur regroupement
- L'export est vérifiable et répond aux exigences de la remise sur support de données Z3 conformément au § 147 AO