PlainStaff Changelog

2025-08-04
v6.1.0
 

Improvements in vacation management and more transparency

Hello dear PlainStaff users,

On 04.08.2025 the latest version of PlainStaff will be released, packed with improvements that will make your vacation management easier and more transparent.

The highlights at a glance:

  • More precise vacation display: For customers who credit the vacation entitlement not on 1.1. but during the year or on the hiring date, the remaining vacation is now displayed correctly for the respective validity period, no longer at the end of the year.
  • Next vacation credit in view: Directly on the start page you can now see when and in what amount your next vacation credit will be.
  • Full transparency for bookings: When you apply for vacation, you will now be shown your already taken and your remaining vacation entitlement angezeigt.
  • Detailed vacation breakdown: A new info symbol next to the remaining vacation on the start page provides you with a detailed breakdown of the calculation.
  • Improvement in the calculation of company vacations: If a company vacation falls on a day on which an employee would not work anyway (according to working time model, due to illness or because a public holiday falls on that day), no vacation day is deducted for it.
  • Improvement in the calculation of vacation days: If two vacation bookings were accidentally recorded for the same day, only one vacation day is now deducted. If a sick note is received during the vacation, no vacation days are calculated for these days.
  • Stability improvements: Minor bugs have been fixed to further optimize the performance and reliability of PlainStaff.

We are continuously working to improve PlainStaff for you.

Due to the changes in the calculation of vacation days, the remaining vacation days of some employees may change slightly. To understand the changes, a look at the account statement is sufficient: Here it is shown for each day how much vacation was deducted from the account and what the current balance of the vacation account is.

Do you have any wishes or suggestions?

Your feedback helps us to set the right priorities for future updates. Let us know what you are missing or what we can do better!



Best regards,
Your PlainStaff Team

 
2025-05-29
v6.0.1
 

Important News Regarding Your PlainStaff Reports

Hello dear PlainStaff users,

we are pleased to announce some exciting improvements and new features for reporting in PlainStaff, which will be available to you from June 2, 2025. Our goal is to make working with your data even more flexible and convenient.

What's new? More formats, direct download and extended content!

In the future, your reports will not only be available in the usual CSV format, but also as Excel (XLSX) and JSON files. This gives you even more options to optimally process your data.

Another important change concerns the retrieval of reports: Instead of the previous email delivery, reports will be downloaded directly in your browser.

All detailed improvements at a glance:

  • Availability and Download: Your generated reports will now be stored on the server for 30 days for each user. You can find them at any time in the "Reports" section for re-download.
  • Format Selection: When creating a report, you can easily choose between the formats XLSX, CSV, and JSON.
  • Optimized Time Bookings: In the report for time bookings, working time is now shown in both minutes and hours, which provides more clarity.
  • Transparency in PDFs: The PDF files of the time accounts will in the future contain the creation time in the footer.
  • More Detailed Project Reports: The report for project bookings has been extended and now also shows the unit of the item and, if available, the start and end time of the bookings.

We are always striving to adapt PlainStaff to your needs and to continue improving it.

Is something still missing?

Should you have any suggestions or miss a specific report, do not hesitate to contact us. Your feedback is important to us!



Your PlainStaff Team

 
2025-05-12
v6.0.0
 

New Version of PlainStaff

A new version of PlainStaff will be available from May 12, 2025 (6.0.0). The user interface has been revised and now offers a better overview and easier usability. In addition, numerous customer requests have been implemented and minor bugs have been fixed. This newsletter provides an overview of the most important changes.

The new layout of the homepage
  • There is now a collapsible navigation bar on the left and right edges of the screen. This means that when the navigation bars are collapsed, the entire screen is available for content.
  • There is a new "Reports" menu in the top navigation, which summarizes all reports and exports from PlainStaff.
  • To make space for this menu, the settings have moved under the user profile on the far right. These are still only accessible to admins.
  • In the project file, the chart has moved to the right panel, which significantly increases the space for project bookings.
  • All forms have been revised and optimized.
  • In the calendar, clicking on a task now opens a dialog with details about the task and the option to create a booking directly.
  • There is now a new menu item "Customers" in the settings, with which the customers known in the system can be edited.
New Customer List
  • The API keys can now be found in the user profile instead of in the settings. This gives every user access to the public API. Users without special rights can only see their own bookings via the API and only create bookings for themselves. If you want to deactivate your employees' access to the API, you can add "REST API" as a blocked application in the employee profile.
  • For projects without tasks, planning data such as start and end date or budget can now also be entered directly in the project dialog.
  • The layouts for the positions on invoices, activity reports and other documents are now saved per document type. This gives you the option to set a different configuration for your invoices than, for example, for the activity reports.
  • It can now be decided in the employee profile, analogous to the time account, whether a vacation account should be maintained for each employee or not. This switch is activated by default for all old and new employees.

We hope that the improvements in PlainStaff are useful and make your work easier. If you have any questions or suggestions, please send us a few lines to sales@plainstaff.com.

Your PlainStaff Team

 
2024-12-11
v5.5.0
 

New Version of PlainStaff

On December 16, 2024, version 5.5.0 of PlainStaff will be released. This will extend PlainStaff with a document archive and provide the long-awaited support for half vacation days.

The electronic personnel file
The Document Archive

The PlainStaff document archive supports the storage of any documents (photos, PDFs, Office, video, etc.) for the following objects:

  • Working time bookings
  • Project time bookings
  • Employees (keyword "Digital personnel file")
  • Projects (keyword "Digital project file")

For example, employees can upload a photo of their sick leave together with their sick leave booking, which then automatically ends up in the electronic personnel file or take photos on site at the construction site, which are then automatically archived in the electronic project file. Initially, 10 GB of storage space is available per employee. Additional storage can be booked for €18.90 per terabyte per month.

Details on configuring the document archive can be found here: https://plainstaff.com/en/help/document-types-document-archive/

The electronic project file
Half Vacation Days

The new release finally supports the long-awaited half vacation days. There is a new booking type in your system with which employees can apply for half vacation days themselves. IMPORTANT: This must be activated by you (activate the "Usage by employees" switch)! In addition, there are two new types of company holidays:

  • Company holiday half vacation day: Employees are credited with the full day as working time (Actual = Target), but only half a day of vacation is deducted.
  • Half day company holiday: Employees are credited with half a day as working time (Actual = 1/2 Target) and half a day of vacation is deducted.
Mobile App

In addition to the functions for uploading documents for time and project bookings, the Mobile App receives an option to show or hide tasks in the calendar.

We hope that the improvements in PlainStaff are useful and make your work easier. If you have any questions or suggestions, please send us a few lines to sales@plainstaff.com.

We also wish you all a peaceful holiday season and a happy and successful 2025!

Your PlainStaff Team

 
2024-11-13
v5.4.1
 

New Version of PlainStaff

On November 18, 2024, version 5.4.1 of PlainStaff will be released, which fixes a bug in the calculation of net working time. This only affects time tracking, not all customers, and only some employees. You can tell if your PlainStaff is affected if, from November 18, 2024, the new parameter "New break algorithm" can be found in your time tracking settings:

This new parameter is pre-filled by us with 01.01.2030, which means that nothing changes for your employees initially. With this setting, the old algorithm will continue to be used unchanged until December 31, 2029.

Recommended procedure

If your PlainStaff is affected by the error in the calculation of mandatory breaks, this can lead to a change in net working time. This only affects certain constellations of working and break times and thus in some cases leads to a change in the balance of the time account. This change - if present - is usually in the minute range.

There are basically two ways to deal with the error:

  1. You switch the algorithm on a key date (e.g., 01.11.2024) and keep the incorrect calculation of mandatory breaks unchanged until this key date.
  2. You inform the affected employees about the change in the time account and then set the date for the new algorithm to the start date of your PlainStaff. This means that the new algorithm will always be used for all employees. The changes this means for the time accounts can be displayed in advance in the employee overview using the eye button as additional columns:
Changes in the PlainStaff API

There is a new function to retrieve the PDFs of employee accounts. Details can be found here: https://plainstaff.com/en/public-api/#tag/Time-Account-PDF

We hope that the improvements in PlainStaff are useful and make your work easier. If you have any questions or suggestions, please send us a few lines to sales@plainstaff.com.

Your PlainStaff Team

 
2024-08-21
v5.4.0
 

New Version of PlainStaff

Finally, the time has come! A new version of PlainStaff will be available from August 26, 2024 (5.4.0). This release was all about customer requests. We were able to implement a good dozen of them. This newsletter provides an overview of the most important changes.

The new layout of the homepage
Changes and innovations on the homepage
  • You can now see all your ongoing and current project tasks, to which you are assigned, clearly listed at the top and can also book directly to the individual tasks there.
  • You can now adjust the size of the upper area of the calendar yourself.
  • You can now better organize your calendar using the "show/hide" functions by being able to show and hide your own working hours, project times, current tasks, shift schedules, and the team calendar at any time. Furthermore, you can also filter the tasks by projects to get a better overview.
  • You can now book working hours even more easily by simply using the new "come"/"go" button at the top right.
  • Using the Wi-Fi symbol at the top left above your calendar, you can easily transfer your PlainStaff calendar to your Outlook/Google/iCloud calendar to always see your recorded working hours there.
More individuality and color through randomly generated avatars or uploading your own photo as a profile picture.
Task management in project planning

The new release takes a first step towards being able to use PlainStaff for project planning as well. Instead of editing tasks via the project dialog, this can now be done easily directly in the project file. Below, as currently, you can see all ongoing tasks and their bookings. There you can now add new tasks to the project as well as subtasks to tasks via "+ New Task". It is also possible to make bookings directly on the tasks there. The name and description of the tasks are displayed directly to the employees in the calendar, which simplifies communication about the content of the task and at the same time creates commitment.

If desired, it is now also possible to delete vacation requests from the inbox yourself.
More individual working time models

Working time models can now be customized in even more detail. You can find the setting for this in the working time model under the button "Override working time settings". This means that all rules for time tracking can now be individually changed for each model according to your needs. This applies to

  • Mandatory breaks
  • Booking limits
  • Permission for manual bookings
  • Allowed weekdays
  • Booking on holidays
Your PlainStaff URL can be changed later in the general settings.
Integration with weclapp

The weclapp integration can now also handle subtasks. Tasks, including any existing subtasks, are synchronized in both directions. Regardless of whether changes are made in weclapp or in PlainStaff, both systems are always kept in sync (only for the new project orders). This applies to

  • Task name
  • Description
  • Start and end date
  • Assigned employees
  • Status
In addition, PlainStaff can now also correctly handle fixed-price tasks.

New Version of the Smartphone App

The smartphone app has been completely overhauled and is now much clearer and significantly more performant. Simultaneously with the new release an automatic update of the smartphone app will take place on all devices. If this update is not installed automatically, please delete the app from your device and reinstall it from the App Store.

Changes in the PlainStaff API

In the new release, the data structure for employees has changed. Details can be found here: https://plainstaff.com/en/public-api/#tag/Employees

We hope that the improvements in PlainStaff are useful and make your work easier. If you have any questions or suggestions, please send us a few lines to sales@plainstaff.com.

Your PlainStaff Team

 
2023-11-20
v5.3.1
 

New Version of PlainStaff

A new version of PlainStaff is available from November 20, 2023 (5.3.1). We were able to further improve the speed, especially when booking, and have implemented some customer requests.

We have fixed a bug in this release regarding the rounding of vacation entitlements. This may result in employees having one day more or less vacation entitlement than before, depending on the settings in your system. Please check the setting for rounding vacation entitlements under "Settings -> Vacation -> Rounding mode for vacation entitlements" and adjust it if necessary. Thank you!
New Functions
  • When importing projects from weclapp, the document number from weclapp can now also be transferred. For this, there is the new "Synchronize project number" switch in the weclapp settings.
  • Some switches have been replaced by checkboxes, as it is easier to see whether they are selected or deselected. We will continue this step by step until all switches are removed.
  • The speed of booking times has been greatly improved. For this, the balances are not displayed immediately, but with a small delay.
  • There is now a new extension for Notion, with which projects and tasks can be imported from Notion to PlainStaff.

We hope that the improvements in PlainStaff are useful and make your work easier. If you have any questions or suggestions, please send us a few lines to sales@plainstaff.com.

Your PlainStaff Team

 
2023-10-23
v5.3.0
 

New Version of PlainStaff

A new version of PlainStaff is available from October 23, 2023 (5.3.0). This time, the focus was on improving performance and stability.

We hope that the improvements in PlainStaff are useful and make your work easier. If you have any questions or suggestions, please send us a few lines to sales@plainstaff.com.

Your PlainStaff Team

 
2023-07-09
v5.2.0
 

Neue Version von PlainStaff

Ab 09.07.2023 steht eine neue Version von PlainStaff zur Verfügung (5.2.0). Neben einigen Fehlerkorrekturen haben wir uns vor allem mit der Umsetzung einiger Kundenideen bechäftigt.

Verbesserungen in diesem Release
  • Beim Projektimport aus weclapp werden nun auch die Unteraufgaben der Dienstleistungspositionen mit importiert. Außerdem werden Änderungen in PlainStaff z.B. an den Start- und Enddaten oder den zugeordneten Mitarbeitern nach weclapp zurück synchronisiert.
  • Die Kalenderansicht wurde optimiert und zeigt nun erst Daten an, wenn die zum aktuellen Mitarbeiter gehörenden Daten auch geladen sind.
  • Es gibt nun einen Papierkorb, in dem gelöschte Projekte gespeichert werden.
  • Die Buchungen im Zeitkonto werden nun nach Startzeit sortiert.
  • Die Anzeige des Restbudgets in der Projektübersicht kann zwischen % und € umgeschaltet werden.
  • Die Ladezeit des Zeitkontos wurde verbessert.

Wir hoffen dass die Verbesserungen in PlainStaff nützlich sind und euch die Arbeit erleichtern. Wenn du irgend welche Fragen oder Anregungen hast, sende uns bitte einfach einige Zeilen an sales@plainstaff.com.

Dein PlainStaff Team

 
2023-06-19
v5.1.0
 

Neue Version von PlainStaff

Ab 19.06.2023 steht eine neue Version von PlainStaff zur Verfügung (5.1.0). Diesmal lag der Fokus auf der Urlaubsplanung und den Schnittstellen (insbesondere weclapp).

Da sich bei diesem Release viel bei der Berechnung des Urlaubs verändert hat und dort auch einige Fehler behoben wurden, die in manchen Fällen zu falschen Urlaubstagen geführt haben, kontrolliert bitte die Urlaubstage eurer Mitarbeiter auf Richtigkeit. Insbesondere wird nun Beginn und Ende der Arbeitszeitmodell mit in Betracht gezogen und der Urlaub anteilig umgerechnet falls das Arbeitszeitmodell unterjährig beginnt oder endet. Vielen Dank!
Mehr Flexibilität bei der Urlaubsberechnung
Verbesserungen in der Urlaubsplanung

In der Urlaubsplanung und Berechnung gibt es folgende Verbesserungen:

  • Die Urlaubsberechnung kann nun wie in Österreich verbreitet nicht nur ab einem festen Datum sondern auch ab dem Eintrittsdatum der Mitarbeiter erfolgen (Zahnrad -> Einstellungen -> Urlaub -> Gutschrift des Jahresurlaubs).
  • Die Mitarbeiter erhalten zur Berechnung des Urlaubs das Feld "Eintrittsdatum". Dies ist nur relevant, falls der Urlaubsanspruch den Mitarbeitern jeweils im Monat des Eintritts gutgeschrieben wird. Wir haben im Zuge der Umstellung auf das neue Release versucht das Eintrittsdatum automatisch anhand des Arbeitszeitmodells zu ermitteln.
  • Das neue Feld "Austrittsdatum" bei den Mitarbeitern erlaubt ausgetretenen Mitarbeiter im System zu behalten, da nach dem Austrittsdatum keine Lizenz mehr berechnet wird.
  • Der Urlaubsanspruch wird nun bei Ein- und Austrittsjahren korrekt anteilig umgerechnet.
Artikel in der Projektzeiterfassung
Änderungen in der Projektzeiterfassung

Die wesentliche Änderung in der Projektzeiterfassung ist die Einführung von Artikeln (Zahnrad -> Artikel):

  • Aus den Buchungsarten in der Projektzeiterfassung werden nun Artikel, da dies im Berech der Projekte mehr Sinn ergibt. Dadurch erhalten die ehemaligen Buchungsarten nun auch die Möglichkeit andere Einheiten als 'Stunden' oder 'Stück' verwendet werden (z.B. 'km' oder 'kg').
  • Vorhandene Projekt-Buchungsarten werden automatisch in Artikel konvertiert. Für die Mitarbeiter ändert sich außer der Bezeichnung "Artikel" anstatt "Buchungsart" nichts.
  • Die bisherigen "Festpreis" Buchungsarten werden durch Artikel mit der Einheit "Stück" ersetzt. Falls die Festpreis-Buchungsart bisher keinen Standard-Preis hatte, erhält sie nun automatisch den Stückpreis 100 in der Hauswährung.
  • Projektzeiten können nun alternativ als 1,5 / 1.5 oder 1:30 eingegeben werden.
  • Der Buchungsdialog für Projektzeiten zeigt nun nur noch die Porjekte / Tasks an, die an dem gewählten Datum auch aktiv sind.
Komplette Überarbeitung der weclapp Schnittstelle
Änderungen an der weclapp Schnittstelle

An der weclapp Schnittstelle hab es die meisten Verbesserungen in diesem Release. Sie wurde komplett überarbeitet. Die aktuelle Verarbeitung kann dabei weiterhin beibehalten werden. Folgende Neuerungen gibt es (Details dazu hier):

  • Die Artikel aus weclapp können zusammen mit den Einheiten automatisiert und nach Warengruppen gefiltert nach PlainStaff importiert werden. In PlainStaff könnt ihr dann entscheiden, welche dieser Artikel den Mitarbeitern zum Buchen zur Verfügung stehen sollen.
  • Neue Aufträge (auch Projektaufträge) können automatisch ab einem bestimmten Status nach PlainStaff importiert werden.
  • Die "alten" Projekte können ebenfalls automatisch aus weclapp nach PlainStaff importiert werden.
  • Für Dienstleistungspositionen bzw. -aufgaben in den Aufträgen können die Zeiten aus PlainStaff automatisch, sofort bei der Buchung zurück nach weclapp übertragen werden.
  • Es lassen sich nun im Zusammenspiel mit weclapp folgende Rechnungsstellungsprozesse abbilden (sie können je Projekt unterschiedlich eingestellt werden):
    • Freitextrechnungen für jedes beliebige Projekt in PlainStaff
    • Erstellung von Teilrechnungen für Projekte mit Bezug zu einem Auftrag
    • Anpassung der Mengen im Auftrag an die in PlainStaff erfassten Mengen

Wir hoffen dass die Verbesserungen in PlainStaff nützlich sind und euch die Arbeit erleichtern. Wenn du irgend welche Fragen oder Anregungen hast, sende uns bitte einfach einige Zeilen an sales@plainstaff.com.

Dein PlainStaff Team

 
2023-03-31
v5.0.0
 

Neue Version von PlainStaff

Ab 06.04.2023 steht eine neue Version von PlainStaff zur Verfügung (5.0.0). Dieses neue Release bringt die lang erwartete Kapazitätsplanung nach PlainStaff. Mit ihrer Hilfe lassen sich Projekte besser und übersichtlicher planen und vor allem die Auslastung der Mitarbeiter in der Projektplanung auf einen Blick optimieren. Die neue Kapazitätsplanung ist ein eigenes Modul in PlainStaff und kann separat bestellt werden. Es gelten dieselben Rabatte wie bei den anderen Modulen (20% ab 2 und 30% ab 3 Modulen). Wenn ihr die Kapazitätsplanung einfach einmal kennenlernen möchtet, richtet euch einfach einen neuen Testmandanten bei uns ein oder vereinbart eine kostenlose Online-Demo.

Die Kapazitätsplanung aller aktiven Projekte auf einen Blick.
Übersichtliche Planung aller Projekte
Die Kapazitätsplanung zeigt alle Projekte auf einen Blick. Tasks können einfach mit der Maus verschoben, hinzugefügt, verlängert oder verkürzt werden. Die Zeitskala kann zwischen Tagen, Wochen und Monaten umgeschaltet und die Planung kann auf den gesamten Bildschirm vergrößert werden. Mit dem Filter kann die Planung schnell auf einzelne Mitarbeiter oder Abteilungen gefiltert werden.
Projektplanung auf dem gesamten Bildschirm
Kapazitätsplanung der Mitarbeiter
Im unteren Bereich der Projektplanung wird die aktuelle Auslastung der Mitarbeiter angezeigt. Die Kapazität der Mitarbeiter ergibt sich dabei aus dem Arbeitszeitmodell, kann aber noch individuell angepasst werden. Außerdem werden, wenn die Arbeitszeiterfassung ebenfalls lizenziert ist, Buchungen wie Urlaub / Krankheit / Schulung automatisch in der Kapazität berücksichtigt.

Wir hoffen dass die Verbesserungen in PlainStaff nützlich sind und euch die Arbeit erleichtern. Wenn du irgend welche Fragen oder Anregungen hast, sende uns bitte einfach einige Zeilen an sales@plainstaff.com.

Dein PlainStaff Team

 
2023-03-20
v4.0.4
 

Neuer Patch für PlainStaff

Ab 22.03.2023 steht ein neuer Patch für PlainStaff zur Verfügung (4.0.4). Er bietet weitere Performance Verbesserungen und behebt einen Fehler, der zu einer Verdoppelung der Projektbuchungen führen kann. Sollte Dein PlainStaff von diesem Fehler betroffen sein, erhältst Du separat eine Nachricht von uns mir einer Aufstellung der betroffenen Buchungen.

Wir hoffen dass die verbesserte Performance in PlainStaff spürbar ist. Sagt uns gerne wie ihr die Performance erlebt unter sales@plainstaff.com.

Dein PlainStaff Team

 
2023-03-05
v4.0.3
 

Neuer Patch für PlainStaff

Ab 06.03.2023 steht ein neuer Patch für PlainStaff zur Verfügung (4.0.3). Bei diesem Patch haben wir weiter intensiv an der Verbesserung der Performance gearbeitet.

Wichtig: Bitte informiert eure Anwender, dass es auch eine neue Version der Smartphone-App gibt, die bei einem Neustart der App automatisch installiert wird. Die alte Version der Smartphone App wird nicht mehr funktionieren.

Wir hoffen dass die verbesserte Performance in PlainStaff spürbar ist. Sagt uns gerne wie ihr die Performance erlebt unter sales@plainstaff.com.

Dein PlainStaff Team

 
2023-01-20
v4.0.2
 

Neuer Patch für PlainStaff

Ab 23.01.2023 steht ein neuer Patch für PlainStaff zur Verfügung (4.0.2). Bei diesem Patch lag der Hauptfokus auf der Verbesserung der Performance insbesondere beim Speichern von Projektbuchungen.

Standard-Positionslayout für neue Projekte.
Neue Funktionen und Verbesserungen
  • In den Einstellungen für die Projektzeiterfassung kann die Standardeinstellung des Positionslayouts für neue Projekte definiert werden.
  • In der Mitarbeiterübersicht wird neben dem Resturlaub auch der genommene Urlaub und die tatsächliche Arbeitszeit angezeigt.
  • In der Mitarbeiterübersicht kann nun auch ein Excel-Export mit den Statistiken aller Mitarbeiter für einen Monat erzeugt werden.
  • Der Dateiname der Timesheets enthält nun zusätzlich den Projektnamen zur besseren Unterscheidung.

Darüber hinaus wurden einige Fehler behoben.

Wir hoffen dass die Verbesserungen in PlainStaff nützlich sind und euch die Arbeit erleichtern. Wenn du irgend welche Fragen oder Anregungen hast, sende uns bitte einfach einige Zeilen an sales@plainstaff.com.

Dein PlainStaff Team

 
2022-11-10
v4.0.0
 

Neue Version von PlainStaff

Ab 14.11.2022 steht eine neue Version von PlainStaff zur Verfügung (4.0.0). In diesem Release hat sich wieder viel getan. Die wichtigsten Neuerungen stellen wir euch in diesem Newsletter vor.

Die neue Startseite mit allen Infos auf einen Blick.
Neue Startseite für die Mitarbeiter
Auf der neuen Startseite hast du alle wichtigen Informationen auf einen Blick. Der Kalender zeigt alle Buchungsinformationen (Arbeitszeiten, Projektzeiten, Feiertage, Urlaub, Abwesenheiten der Teamkollegen und ggf. die Schichten, für die du eingeplant bist). Die Statistiken geben dir unter anderem einen Überblick über Resturlaub, Kontostand und Projektzeiten und die Listen mit den Letzten 10 Buchungen zeigt nicht nur was zuletzt passiert ist sondern erlaubt auch diese Buchungen mit einem Klick zu kopieren. Der Kalender kann zwischen einer Tages-, Wochen- und Monatsansicht umgeschaltet werden.
Neuer, separater Teamkalender
Neue Teamübersicht
Mit Hilfe der neuen Teamübersicht siehst du in einer Übersicht alle Teamkalender Einträge deines Teams für einen ganzen Monat. Zusätzlich zeigt der Kalender die Feiertage an, die für den einzelnen Mitarbeiter gelten.
Neues Modul Schichtplanung.
Schichtplanung
Mit dem neuen Release kannst du nun auch variierende Arbeitszeiten auf Basis einer Schichtplanung vorgeben. Den Schichten werden die Mitarbeiter und die Arbeitsplätze zugeordnet. Die Mitarbeiter sehen ihre Schichten in ihrem Kalender und in der Teamübersicht werden die geplanten den tatsächlichen Arbeitszeiten gegenüber gestellt. In den Einstellungen kann eine Ruhezeit zwischen den Schichten vorgegeben werden, die dann automatisch für alle Mitarbeiter eingehalten wird.
Projektbuchungen mit Uhrzeiten
Eine neue Einstellung erlaubt Projektbuchungen mit Uhrzeiten zu erfassen anstatt nur mit der Anzahl der Stunden. Zusätzlich können diese Buchungen dann noch direkt mit einer Arbeitszeitbuchung verknüpft werden, sodass Projektzeit und Arbeitszeit in einem Schritt erfasst werden können.
Weitere Verbesserungen
  • Für jeden Mitarbeiter kann eingestellt werden mit welchen Frontends dieser zugreifen darf (Web, Mobile + Multi User Mode)
  • Neue Kennzahl EEB (Estimated End Of Budget) für Projekte, die auf Basis der letzten 7 Tage hochrechnet, an welchem Tag das Budget aufgebraucht sein wird
  • Feiertagskalender für Griechenland, Litauen, Türkei und Kroatien
  • Die Kennzahlen der Mitarbeiter und der Projekte können nur für einen einzelnen Monat oder für das ganze Jahr angezeigt werden

Wir hoffen dass die Verbesserungen in PlainStaff nützlich sind und euch die Arbeit erleichtern. Wenn du irgend welche Fragen oder Anregungen hast, sende uns bitte einfach einige Zeilen an sales@plainstaff.com.

Dein PlainStaff Team

 
2022-07-12
v3.2.1
 

New Release available

A new release is available. This time, the focus was primarily on improvements in document export and interfaces to partner systems.

New document types: Quote and Order Confirmation.
Improvements in Document Export
All document functions have been summarized in a new component called "Documents". Here, not only new documents can be created, but also already created documents can be viewed and retrieved.
Not only activity reports and invoices, but also quotes and order confirmations can now be generated directly from PlainStaff (provided the partner system supports this - currently only for Lexoffice and weclapp). Project managers thus have everything they need for customer support in one place.
Documents can now also be generated directly from PlainStaff as PDF. This way, PlainStaff can also be used for quoting and invoicing without being connected to an accounting system. Document number ranges for these PDFs can also be flexibly configured in PlainStaff.
All documents generated from PlainStaff now have a uniform layout that can be flexibly adapted to your own needs.
Flexible adjustment of the document layout.
Improvements in Time Tracking
New calculation method "Hourly booking limited to target". This allows booking types to be set up where employees cannot enter overtime. In addition, non-full-day booking types can now also be entered in the team calendar.
All Excel exports have been extended with additional columns, providing better analysis options.

We hope that the improvements in PlainStaff are useful and make your work easier. If you have any questions or suggestions, please send us a few lines to sales@plainstaff.com.

Your PlainStaff Team

 
2022-05-30
v3.2.0
 

New Release available

A new release is available. This time, the focus was primarily on improvements in time tracking.

New PDF export for time accounts.
Improvements in Time Tracking
The new PDF report for time accounts can be generated individually from the time account as well as for multiple employees from the employee overview.
The approval log is now also displayed for individual bookings (if there has been an approval).
A limit for weekly and monthly working hours can now also be set in the working time model.
Icons and status for tasks and projects.
Improvements in Project Time Tracking
Projects and tasks can now be provided with an icon, and tasks now also have a status. Only tasks with status "New" or "Active" can be booked.
There is a new planning view for projects in the project file.
Project flat-rate booking types can now have a standard price.
The unbilled revenues are now also displayed for a specific month.

We hope that the improvements in PlainStaff are useful and make your work easier. If you have any questions or suggestions, please send us a few lines to sales@plainstaff.com.

Your PlainStaff Team

 
2022-03-04
v3.1.0
 

New Release available from March 7, 2022

The new release will be available from March 7, 2022. In addition to bug fixes and an important improvement in time tracking, this time the focus was primarily on the project module.

The new dialog for project times with selection of the booking type.
Flat Rate Projects and Project Expenses

With the help of the three new booking types in project time tracking, in addition to times, flat rates and project expenses can now also be billed to the customer via PlainStaff.

Simply activate the predefined booking types for projects or create your own, and then select the appropriate booking type in the dialog for recording project times.

New booking types for flat rates and expenses.
Your Logo on the Activity Reports

For the activity reports, you can now upload your own logo in the settings, which will be printed on the top right of the activity reports. This gives the activity reports a much more professional appearance.

Your logo on the activity reports.
New Options for Project Time Tracking

There are two new options with which project time tracking can now be even better adapted to your own needs.

On the one hand, employees can now be allowed to exceed the project budget with the booking, and on the other hand, the recordable times can be restricted (e.g., only full and half days).

New Option for Time Tracking

Via a setting in time tracking, employees can now be prohibited from making manual bookings themselves. Employees can then only record times via the stopwatch (come / go). Manual bookings can then only be made by administrators.

Easily create your own translations.
Translation and Customization of Texts

All texts in PlainStaff (button labels, table headers, menu entries, etc.) can now be translated or adapted to your own language usage. Simply click on "Translation" in the settings, select the target language, and enter the desired texts. Finally, don't forget to click the Save button, and the new texts will be available to all users in your client.

Bug Fixes

The following bugs are fixed with the new patch:

  • First admin account must also allow O365 auth
  • Employee overview missing padding
  • + button can create users without having enough licences
  • Fix Help-Links inside the app
  • Cannot close reset tenant dialog
  • Respect setting for Turnover display for employees also in the mobile app
  • Update project balances if budget of tasks change
  • Hide project stats in employee overview if no projects module is licenced
  • Login errors misleading
  • Enter confirms reset tenant dialog without verification
  • If project name is changed it is not updated in project component
  • Delete employee resets profile picture
  • CSV has problems with UTF-8 codepage so CSV should be replaced with XLSX everywhere

We hope that the improvements in PlainStaff are useful and make your work easier. If you have any questions or suggestions, please send us a few lines to sales@plainstaff.com.

Your PlainStaff Team

 
2021-11-26
v3.0.0
 

Welcome to the new PlainStaff!

The PlainStaff team has given their all in recent months and now it's finally here: The new PlainStaff. A total of more than 120 individual requirements and bug fixes from us and the PlainStaff community have been conceived, implemented, and tested. The result is a new, better PlainStaff with significantly tidier navigation, even easier usability, and new useful functions.

The new release will be available to all PlainStaff users from December 6, 2021.

Employee and project files as central entry points for managers and project leaders.
Employee and Project Files

All overviews and settings for employees and projects have been summarized in the employee or project file. This way, managers, project leaders, and administrators have all information in one central place.

Projects without tasks and assignment of teams or all employees.
Assignment of Employees to Projects

Employees can now also be assigned directly to a project instead of a task. This is particularly useful for smaller projects. It is also possible to assign all employees or all employees of a team at once.

The new annual calendar provides an overview of all bookings for a year.
Further New Functions
  • Annual calendar for working and project times
  • Project selection can now also be filtered by customer
  • Time off in lieu and sickness now also possible hourly
Bug Fixes
  • Project booking + start/end task not possible in the app
  • BR/GF has no access to employee project time tracking
  • Manager who is not project admin can see the projects menu but cannot click on it
  • New customers are not immediately added to the combo box in new project dialog
  • Project import should only import open orders
  • Update PlainStaff project if order in weclapp gets changed
  • When adding employees to tasks, they are not immediately displayed in the project file
  • Popup blocker results in error message for lexoffice integration
  • Mitarbeiterübersicht shows all employees for manager of one user
  • Validator for task budget does not work correctly for edited bookings
  • No hint for profile image file size
  • Superiors do not appear on profile

We hope that the improvements in the newly designed PlainStaff are useful and make your work easier. If you have any questions or suggestions, please send us a few lines to sales@plainstaff.com.

Your PlainStaff Team