L'esportazione GoBD (principi per la corretta tenuta e conservazione di libri, registri e documenti in formato elettronico) serve all'archiviazione conforme a GoBD dei dati di impiego del personale e di fatturazione.
Questa esportazione soddisfa i requisiti della modalità di accesso Z3 (trasmissione su supporto dati) e consente ai revisori di importare i dati nel proprio software di controllo (es. IDEA) e di analizzarli automaticamente.
L'esportazione genera un file ZIP contenente i seguenti file:
- File CSV con i dati di registrazione (UTF-8 con BOM, delimitato da punto e virgola)
- index.xml - file di schema XML che descrive il formato CSV secondo lo standard di descrizione prescritto
Modalità di accesso ai dati dell'amministrazione finanziaria (Z1, Z2, Z3)
Le linee guida GoBD / GDPdU distinguono tre modalità di accesso per le verifiche fiscali:
| Modalità di accesso | Descrizione |
|---|---|
| Z1 - Accesso diretto ai dati | Il revisore ottiene l'accesso in sola lettura al sistema di produzione e può eseguire autonomamente analisi con le funzioni fornite. |
| Z2 - Accesso indiretto ai dati | L'azienda crea analisi e report mirati dal sistema su richiesta del revisore. |
| Z3 - Trasmissione su supporto dati | L'azienda fornisce i dati fiscalmente rilevanti in un formato elaborabile automaticamente su un supporto dati o tramite download. Il revisore importa i dati nel proprio software di analisi (es. IDEA). |
L'esportazione GoBD di PlainStaff è concepita specificamente per la trasmissione su supporto dati Z3. L'esportazione contiene tutti i dati necessari per valutare automaticamente le registrazioni su personale e fatturazione durante una verifica fiscale.
Ambito di applicazione
L'esportazione GoBD è rilevante per le aziende che:
- devono adempiere agli obblighi legali di conservazione secondo i principi GoBD / GDPdU
- devono implementare la modalità di accesso Z3 nell'ambito di una verifica fiscale
- desiderano archiviare i propri dati di impiego del personale e fatturazione a prova di revisione
Dati esportati
L'esportazione contiene le seguenti informazioni per ciascun dipendente:
Registrazioni dell'orario di lavoro
Per ciascun dipendente nel periodo selezionato vengono generate le seguenti righe:
- Riga Teorico - L'orario di lavoro pianificato (ore previste) per ogni giorno
- Righe Effettivo - Tutte le registrazioni dell'orario di lavoro effettuate con causale, stato e orario
- Riga Detrazione pause - Pause calcolate automaticamente (in caso di differenza tra orario di lavoro lordo e netto)
Registrazioni di progetto
Tutte le registrazioni di progetto effettuate nel periodo con:
- Cliente e progetto
- Attività e impiego orario
- Tariffe orarie e fatturato
Colonne del file CSV
Il file CSV contiene le seguenti colonne:
| Colonna | Descrizione |
|---|---|
| TYPE | Tipo di registrazione (orario di lavoro o progetto) |
| DATE | Data della registrazione (AAAA-MM-GG) |
| EMPLOYEE | Nome del dipendente |
| CODE | Sigla del dipendente |
| REGION | Regione del dipendente |
| MODEL | Modello di orario di lavoro |
| Indirizzo e-mail (nome di login) | |
| TEAM | Team del dipendente |
| REASON | Causale di registrazione / motivo di assenza |
| APPROVED | Stato di approvazione |
| START | Ora di inizio (HH:MM) |
| END | Ora di fine (HH:MM) |
| MINUTES | Durata in minuti |
| HOURS | Durata in ore |
| VACATION_DAYS | Giorni di ferie |
| CUSTOMER | Nome del cliente |
| CUSTOMER_CODE | Codice cliente |
| PROJECT | Nome del progetto |
| PROJECT_CODE | Codice progetto |
| COST_CENTER | Centro di costo |
| PROJECT_MANAGER | Responsabile di progetto |
| PROJECT_STATUS | Stato del progetto |
| CURRENCY | Valuta |
| TASK | Attività |
| TASK_STATUS | Stato dell'attività |
| QUANTITY | Quantità (ore) |
| UNIT | Unità |
| PRICE | Tariffa oraria |
| TURNOVER | Fatturato |
| COMMENT | Commento |
| CREATED_AT | Data di creazione |
| CREATED_BY | Creato da |
| MODIFIED_AT | Data di modifica |
| MODIFIED_BY | Modificato da |
Utilizzo
- Naviga nella sezione Esportazioni all'interno dell'applicazione
- Seleziona come tipo di esportazione Esportazione conforme a GoBD (Z3)
- Seleziona il periodo desiderato e i dipendenti
- Configura i filtri se necessario
- Avvia l'esportazione
Al termine dell'esportazione riceverai un file ZIP pronto per il download, da consegnare direttamente al revisore o copiare su un supporto dati.
index.xml - Standard di descrizione
Il file index.xml contiene i metadati dell'esportazione e descrive il formato del file CSV secondo lo standard di descrizione richiesto dall'amministrazione finanziaria:
- Nome e descrizione del set di dati
- Formato, codifica dei caratteri e separatori del file CSV
- Separatore decimale (punto)
- Nomi dei campi e tipi di dati di tutte le colonne (AlphaNumeric, Date, Numeric)
Questo file di schema XML consente al software di controllo (es. IDEA) dell'amministrazione finanziaria di importare e analizzare automaticamente i dati CSV.
Note sulla conformità GoBD
- Il file CSV viene generato come UTF-8 con BOM ed è pertanto elaborabile automaticamente
- Tutti i valori numerici utilizzano il punto come separatore decimale in formato inglese
- Il file index.xml descrive il formato del CSV in conformità ai requisiti GDPdU
- L'esportazione include sia dati anagrafici (dipendenti, progetti) che dati di movimento (registrazioni) nel periodo di verifica
- La completezza dei dati è garantita dalla generazione e unione pagina per pagina
- L'esportazione è verificabile e soddisfa i requisiti di trasmissione su supporto dati Z3