Fatturazione elettronica per PA e imprese: EN 16931, Peppol, XRechnung e ZUGFeRD con PlainStaff

Una fattura elettronica non è un semplice PDF inviato per e-mail, ma un tracciato di dati strutturato che la contabilità del destinatario legge ed elabora automaticamente. La base comune in Europa è la norma EN 16931; i singoli Paesi la integrano con propri profili e canali di trasmissione: la Germania con XRechnung e ZUGFeRD, la Francia con Factur-X, gran parte dell'UE con Peppol BIS. Ed è qui che interviene PlainStaff:

• Cinque profili, un unico processo: EN 16931 (CII e UBL), Peppol BIS, Factur-X, XRechnung e ZUGFeRD nascono direttamente dalla fatturazione dei tuoi progetti – come PDF ibrido o come file XML accompagnato da un PDF leggibile.
• Validazione automatica: prima dell'emissione, PlainStaff verifica la fattura rispetto alle regole ufficiali del profilo selezionato – comprese le estensioni nazionali come le regole BR-DE per XRechnung – e segnala subito i dati obbligatori mancanti con un link diretto per completarli.
• Linee guida per Paese con fonti: per ogni Paese del cliente vedi quale formato è richiesto, se basta l'invio via e-mail o se è obbligatorio un portale – con indicazione della fonte e della data dell'ultima verifica.
• Formato per cliente: ogni cliente può avere il proprio formato: in qualsiasi piano tra i formati del tuo Paese, e nel piano Gold anche tutti gli altri: Peppol BIS per il cliente belga, Factur-X per quello francese, XRechnung per quello tedesco.
• Incassi e solleciti: scadenza, incasso e livello di sollecito si trovano nella stessa schermata della fattura – le scadenze superate sono evidenziate e il sollecito viene generato con spese, interessi e nuovo termine direttamente da lì.

Dalla creazione al pagamento mantieni tutto sotto controllo: l'archivio fatture gestisce ogni fattura elettronica con stato, formato, documenti, ricevuta di consegna, scadenza e stato dei pagamenti – inclusi solleciti e storni tramite nota di credito automatica.

Un solo formato di fattura è sufficiente finché tutti i clienti si trovano nello stesso Paese. Non appena fatturi all'estero, lo scenario cambia: in Belgio e nei Paesi Bassi si usa Peppol, in Francia Factur-X, e XRechnung non ha valore fuori dalla Germania. PlainStaff risolve questo con un profilo aziendale predefinito e un profilo personalizzato per cliente – entrambi disponibili in ogni piano.

Cosa sblocca il tuo piano. Senza il piano Gold hai a disposizione i formati vigenti nel Paese della tua azienda: in Francia Factur-X, in Austria ZUGFeRD e Peppol BIS, nei Paesi Bassi Peppol BIS, in Germania XRechnung e ZUGFeRD. Solo quando desideri fatturare a clienti esteri nel loro formato specifico ti serve il piano Gold – che apre tutti i profili.

Indicazioni per Paese nell'anagrafica cliente. PlainStaff ti mostra per il Paese del tuo cliente quale formato è in uso, se si tratta di una PA, di un'impresa o di un privato, indicando la fonte e la data dell'ultima verifica. Un clic applica il formato consigliato; non viene mai modificato nulla in automatico.

Trasparenza sulla trasmissione: PlainStaff genera il documento e lo invia via e-mail. Per i clienti aziendali questo è sufficiente nella maggior parte dei Paesi. Alcuni Stati richiedono inoltre un canale di trasmissione obbligatorio: la rete Peppol, il Sistema di Interscambio (SdI) in Italia, KSeF in Polonia, Chorus Pro in Francia o i portali ZRE e OZG-RE per la PA in Germania. PlainStaff non gestisce direttamente questi portali: carichi il file finito sul portale o tramite il tuo fornitore di fatturazione elettronica. L'indicazione nell'anagrafica cliente ti avvisa prima dell'emissione.

Una fattura è conclusa solo quando il denaro è incassato. Per questo PlainStaff non si ferma alla creazione: invio, scadenza, incasso e solleciti convivono nella stessa schermata della fattura – senza bisogno di fogli Excel a parte.

Pannello di invio guidato. Dopo l'emissione, l'editor e-mail si apre accanto alla fattura: i destinatari sono precompilati dall'indirizzo di fatturazione elettronica del cliente, mentre oggetto, testo e firma provengono da un modello e-mail – con variabili per numero fattura, data, scadenza, cliente, progetto e importo. Puoi salvare un modello predefinito per cliente; PDF e XML sono allegati automaticamente e puoi aggiungere altri allegati (PDF, JPG, PNG fino a 20 MB) con trascinamento.

In scadenza, aperta, scaduta. L'archivio indica la data di scadenza di ogni fattura e segnala le partite scadute con il conteggio dei giorni. Quando il cliente salda, contrassegni la fattura come pagata, azione revocabile in qualsiasi momento. Lo stato dei pagamenti ha una colonna dedicata e i filtri Aperta, Pagata, Sollecitata e Scaduta ti mostrano in due clic i crediti da monitorare.

Gestione solleciti a tre livelli. Promemoria di pagamento, 2° e 3° sollecito si creano direttamente dalla fattura: con spese di sollecito, interessi di mora e nuova scadenza. Il sollecito viene generato in PDF sulla tua carta intestata e nella lingua del cliente, archiviato e inviabile subito via e-mail. I livelli non possono essere saltati e le fatture pagate o stornate non possono essere sollecitate.