Chiusura di periodo (Chiusura mensile)
La chiusura di periodo (detta anche chiusura mensile) congela tutte le registrazioni e i saldi fino a una determinata data limite. Dopo la chiusura, questi dati sono protetti da modifiche accidentali o non autorizzate.
Funzionamento
PlainStaff offre due modalità di chiusura del periodo:
Chiusura di periodo automatica
La chiusura automatica del periodo viene verificata ogni giorno alle 00:05 da un servizio in background. Se il sistema rileva che la data limite configurata per le registrazioni nel mese precedente è stata superata, viene avviata automaticamente la chiusura del periodo trascorso.
Esempio: Se l'opzione "Ultimo giorno per registrazioni nel mese precedente" è impostata sul giorno 5, il sistema verifica il giorno 6 del mese se il mese precedente può essere chiuso. In tal caso, la chiusura viene eseguita automaticamente.
Chiusura di periodo manuale
Gli amministratori possono avviare manualmente la chiusura di un periodo in qualsiasi momento tramite la configurazione:
- Apri la Configurazione
- Nella sezione "Inizio del periodo di registrazione" fai clic su "Modifica"
- Seleziona la data di chiusura desiderata (ultimo giorno del mese)
- La chiusura viene eseguita immediatamente
Si applicano le seguenti convalide:
- La data deve corrispondere all'ultimo giorno di un mese
- Non può essere precedente alla data di chiusura esistente
- Non può essere precedente all'inizio delle registrazioni
- Non può essere identica all'attuale data di chiusura
Cosa succede durante la chiusura di periodo?
Al momento della chiusura di un periodo, il sistema esegue i seguenti passaggi:
1. Congelamento delle registrazioni
Tutte le registrazioni dell'orario di lavoro e di progetto nel periodo da chiudere vengono contrassegnate con la dicitura "Month Closure". Le causali di registrazione vengono salvate come snapshot (istantanea) nella registrazione, in modo che eventuali modifiche successive non abbiano alcun impatto sulle registrazioni chiuse.
2. Registrazioni automatiche (in caso di obbligo di presenza)
Per i dipendenti con obbligo di registrazione delle presenze attivo (dontRegisterPresence), vengono create automaticamente registrazioni per i giorni senza presenza rilevata in cui è previsto un orario teorico > 0. A queste viene assegnata la causale "Registrazione automatica".
3. Limitazione dei conti orari flessibili (opzionale)
Nel piano Gold è possibile attivare opzionalmente un limite per i conti flessibili. Se il saldo positivo di un dipendente supera questo limite alla data di chiusura, viene creata automaticamente una registrazione di correzione che reimposta il conto sul valore massimo configurato.
Questa funzione si attiva nella Configurazione sotto le seguenti voci:
- "Limita conto orario flessibile" – abilita la funzione
- "Limite automatico conto flessibile" – definisce il saldo massimo
4. Estratti conto in formato PDF (opzionale)
Nel piano Gold, alla chiusura del periodo è possibile generare automaticamente estratti conto in PDF per tutti i dipendenti. Questi vengono salvati nel fascicolo del dipendente e sono accessibili ad amministratori, responsabili di team e ai dipendenti stessi.
Questa funzione si attiva nella Configurazione sotto automaticTimeAccountReportsOnClose.
5. Snapshot giornalieri dei saldi
Il sistema crea per ciascun giorno del periodo chiuso un'istantanea dettagliata con i seguenti valori:
- Target: Ore teoriche
- Is: Ore effettive (nette)
- IsGross: Ore effettive (lorde)
- RunningTotal: Saldo orario progressivo
- Balance: Saldo giornaliero
- Capacity: Capacità
- VacationTaken: Ferie godute
- VacationPending: Ferie richieste
- ProjectHours: Ore di progetto
- ProjectTurnover: Fatturato di progetto
Questi snapshot vengono utilizzati al posto del calcolo in tempo reale per ogni giorno compreso in un periodo chiuso.
6. Aggiornamento del periodo di registrazione
Dopo la chiusura con successo, l'"Ultimo taglio di registrazione" (LastBookingCut) viene impostato sul giorno successivo alla data di chiusura. Il nuovo periodo di registrazione inizia a partire da tale data.
Impatto sui dipendenti
Una volta chiuso un periodo, si applicano le seguenti restrizioni:
- Le registrazioni dell'orario di lavoro nel periodo chiuso non possono più essere modificate o eliminate
- Le registrazioni di progetto nel periodo chiuso non possono più essere modificate o eliminate
- Le correzioni relative a mesi chiusi vengono rifiutate con l'avviso
CHANGES_AFFECT_CLOSED_PERIOD - Le modifiche ai modelli di orario di lavoro o alle regioni che incidono sul periodo chiuso mostrano un avviso
- I saldi rimangono congelati allo stato presente al momento della chiusura
Configurazione
Gli amministratori trovano le impostazioni per la chiusura del periodo nella Configurazione sotto la sezione "Inizio del periodo di registrazione":
| Impostazione | Descrizione | Piano |
|---|---|---|
| Chiusura di periodo automatica | Attiva/disattiva la chiusura mensile automatica | Gold |
| Ultimo giorno per registrazioni nel mese precedente | Stabilisce fino a quale giorno del mese corrente sono possibili registrazioni per il mese precedente (standard: 28) | Tutti |
| Crea estratti conto alla chiusura | Genera automaticamente estratti conto PDF per tutti i dipendenti | Gold |
| Limita conto orario flessibile | Limita il saldo alla data di chiusura | Gold |
| Limite automatico conto flessibile | Saldo massimo (standard: 999999999) | Gold |