La exportación GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form, es decir, los principios alemanes para la llevanza y conservación correctas de libros, registros y documentos en formato electrónico) sirve para archivar tus datos de planificación de personal y de facturación conforme a la normativa GoBD.
Esta exportación cumple los requisitos del tipo de acceso Z3 (entrega de soporte de datos) según el § 147 AO y permite a los inspectores fiscales importar los datos entregados en su software de auditoría (por ejemplo, IDEA) y analizarlos de forma automatizada.
La exportación genera un archivo ZIP que contiene los siguientes ficheros:
- Archivo CSV con los datos de los registros (UTF-8 with BOM, separado por punto y coma)
- index.xml: archivo de esquema XML que describe el formato del CSV conforme al estándar de descripción
Tipos de acceso a los datos de la administración tributaria (Z1, Z2, Z3)
Las GoBD / GDPdU distinguen tres tipos de acceso para la inspección fiscal:
| Tipo de acceso | Descripción |
|---|---|
| Z1: acceso directo a los datos | El inspector obtiene acceso de solo lectura al sistema productivo y puede realizar análisis por su cuenta con las funciones de evaluación disponibles. |
| Z2: acceso indirecto a los datos | La empresa elabora, a petición del inspector, evaluaciones e informes específicos a partir del sistema. |
| Z3: entrega de soporte de datos | La empresa pone a disposición los datos con relevancia fiscal en un formato analizable por máquina, en un soporte de datos o para su descarga. El inspector importa los datos en su propio software de análisis (por ejemplo, IDEA). |
La exportación GoBD de PlainStaff está diseñada específicamente para la entrega de soporte de datos Z3. La exportación contiene todos los datos necesarios para poder analizar automáticamente, en una inspección fiscal, los registros con relevancia fiscal sobre datos de planificación de personal y de facturación.
Ámbito de aplicación
La exportación GoBD es relevante para las empresas que:
- deben cumplir sus obligaciones legales de conservación conforme a las GoBD / GDPdU (principios de acceso a los datos y de verificabilidad de la documentación digital)
- deben aplicar el tipo de acceso Z3 en el marco de una inspección fiscal
- desean archivar de forma inalterable sus datos de planificación de personal y de facturación
Datos exportados
La exportación contiene la siguiente información por empleado:
Registros de tiempo de trabajo
Para cada empleado se generan, dentro del periodo seleccionado, las siguientes líneas:
- Línea de previsto: el tiempo de trabajo planificado (horas previstas) para cada día
- Líneas de real: todos los registros de tiempo de trabajo capturados, con motivo, estado y hora
- Línea de descuento de pausas: pausas calculadas automáticamente (cuando hay diferencia entre el tiempo de trabajo bruto y el neto)
Registros de proyecto
Todos los registros de proyecto capturados en el periodo, con:
- Cliente y proyecto
- Tareas y trabajos realizados
- Tarifas horarias y facturación
Columnas del CSV
El archivo CSV contiene las siguientes columnas:
| Columna | Descripción |
|---|---|
| TYPE | Tipo de registro (registro de tiempo de trabajo o registro de proyecto) |
| DATE | Fecha del registro (AAAA-MM-DD) |
| EMPLOYEE | Nombre del empleado |
| CODE | Abreviatura del empleado |
| REGION | Región del empleado |
| MODEL | Modelo de jornada laboral |
| Dirección de correo electrónico (nombre de acceso) | |
| TEAM | Equipo del empleado |
| REASON | Motivo del registro / motivo de la ausencia |
| APPROVED | Estado de aprobación |
| START | Hora de inicio (HH:MM) |
| END | Hora de fin (HH:MM) |
| MINUTES | Duración en minutos |
| HOURS | Duración en horas |
| VACATION_DAYS | Días de vacaciones |
| CUSTOMER | Nombre del cliente |
| CUSTOMER_CODE | Código del cliente |
| PROJECT | Nombre del proyecto |
| PROJECT_CODE | Código del proyecto |
| COST_CENTER | Centro de coste |
| PROJECT_MANAGER | Responsables del proyecto |
| PROJECT_STATUS | Estado del proyecto |
| CURRENCY | Moneda |
| TASK | Tarea |
| TASK_STATUS | Estado de la tarea |
| QUANTITY | Cantidad (horas) |
| UNIT | Unidad |
| PRICE | Tarifa horaria |
| TURNOVER | Facturación |
| COMMENT | Comentario |
| CREATED_AT | Fecha de creación |
| CREATED_BY | Creado por |
| MODIFIED_AT | Fecha de modificación |
| MODIFIED_BY | Modificado por |
Uso
- Navega al área Exportaciones de la aplicación
- Selecciona como tipo de exportación Exportación conforme a GoBD (Z3)
- Selecciona el periodo deseado y los empleados
- Si lo necesitas, configura los filtros
- Inicia la exportación
Al finalizar la exportación recibirás un archivo ZIP para descargar. Puedes entregárselo directamente al inspector fiscal o copiarlo en un soporte de datos.
index.xml: estándar de descripción
El archivo index.xml contiene los metadatos de la exportación y describe el formato del archivo CSV conforme al estándar de descripción exigido por la administración tributaria:
- Nombre y descripción del conjunto de datos
- Formato, codificación de caracteres y separador del CSV
- Separador decimal (punto)
- Nombres de campo y tipos de datos de todas las columnas (AlphaNumeric, Date, Numeric)
Este archivo de esquema XML permite que el software de auditoría (por ejemplo, IDEA) de la administración tributaria importe y analice automáticamente los datos del CSV.
Indicaciones sobre la conformidad con las GoBD
- El archivo CSV se genera como UTF-8 with BOM y, por tanto, es analizable por máquina
- Todos los valores numéricos se emiten con el punto como separador decimal, en formato inglés
- El archivo index.xml describe el formato del CSV conforme a los requisitos de las GDPdU sobre el estándar de descripción
- La exportación contiene tanto datos maestros (empleados, proyectos) como datos de movimiento (registros) del periodo objeto de inspección
- La integridad de los datos se garantiza mediante la generación por páginas y su posterior consolidación
- La exportación es verificable y cumple los requisitos de la entrega de soporte de datos Z3 según el § 147 AO