Facturación electrónica para administraciones y empresas: EN 16931, Peppol, XRechnung y ZUGFeRD con PlainStaff

Una factura electrónica no es un PDF enviado por correo, sino un conjunto estructurado de datos que la contabilidad del destinatario procesa automáticamente. La base común en Europa es la norma EN 16931; los países la complementan con perfiles y vías de transmisión propios: Alemania con XRechnung y ZUGFeRD, Francia con Factur-X, gran parte de la UE con Peppol BIS. Aquí es exactamente donde entra PlainStaff:

• Cinco perfiles, un único flujo: EN 16931 (CII y UBL), Peppol BIS, Factur-X, XRechnung y ZUGFeRD se generan directamente desde la facturación de proyectos, como PDF híbrido o como archivo XML con PDF legible adjunto.
• Validación automática: antes de emitirla, PlainStaff valida tu factura contra las reglas oficiales del perfil seleccionado, incluidas extensiones nacionales como las reglas BR-DE en XRechnung, y muestra los campos obligatorios ausentes con enlace directo para completarlos.
• Guía por país con fuentes: para cada país de cliente ves qué formato se espera, si basta el envío por correo o si se exige un portal, con la fuente y la fecha de la última revisión.
• Formato por cliente: cada cliente puede recibir su propio formato: en cualquier plan los formatos de tu país, y en el plan Gold además todos los demás: Peppol BIS para el cliente belga, Factur-X para el francés, XRechnung para el alemán.
• Cobro y reclamaciones: vencimiento, recepción del pago y nivel de reclamación figuran en la misma lista que la factura: las partidas vencidas están marcadas y la reclamación se genera con recargos, intereses y nuevo plazo directamente desde allí.

Desde la creación hasta el cobro mantienes todo bajo control: el archivo de facturas registra cada factura electrónica con estado, formato, documentos, justificante de entrega, vencimiento y estado de pago, incluidas reclamaciones y anulación mediante abono automático.

Un único formato de factura basta mientras todos los clientes estén en el mismo país. En cuanto facturas al extranjero, la situación cambia: en Bélgica y Países Bajos se utiliza Peppol, en Francia Factur-X, y XRechnung no tiene relevancia fuera de Alemania. PlainStaff lo resuelve mediante un perfil estándar de empresa y un perfil específico por cliente, ambos disponibles en cualquier plan.

Lo que desbloquea tu plan. Sin el plan Gold dispones de los formatos vigentes en el país de tu empresa: en Francia Factur-X, en Austria ZUGFeRD y Peppol BIS, en Países Bajos Peppol BIS, en Alemania XRechnung y ZUGFeRD. Solo cuando quieras facturar a clientes de otros países en su propio formato necesitas Gold, con el que todos los perfiles quedan disponibles.

Indicaciones por país en la ficha del cliente. PlainStaff te muestra para el país de tu cliente qué formato es habitual, si se trata de una entidad pública, una empresa o un particular, indicando la fuente y la fecha de revisión. Un clic aplica el formato recomendado; nunca se modifica nada de forma automática.

Claridad en la entrega: PlainStaff genera el documento y lo envía por correo electrónico. Para clientes comerciales esto basta en la mayoría de países. Algunos países exigen adicionalmente una vía de transmisión específica: la red Peppol, SdI en Italia, KSeF en Polonia, Chorus Pro en Francia o los portales ZRE y OZG-RE para administraciones en Alemania. PlainStaff no conecta directamente con estos canales: subes el archivo al portal o a través de tu proveedor de facturación electrónica. La ficha del cliente te avisa de ello antes de emitir la factura.

Una factura solo está terminada cuando se recibe el dinero. Por eso PlainStaff no se detiene en la emisión: envío, vencimiento, cobro y reclamaciones conviven en la misma lista que la propia factura, sin hojas de cálculo añadidas.

Panel de envío guiado. Tras la emisión se abre el editor de correo junto a la factura: los destinatarios se precargan desde la dirección de facturación electrónica del cliente, mientras que asunto, texto y firma proceden de una plantilla de correo, con marcadores para número de factura, fecha, vencimiento, cliente, proyecto e importe. Puedes asignar una plantilla por cliente; el PDF y el XML se adjuntan automáticamente y puedes añadir más archivos (PDF, JPG, PNG hasta 20 MB) arrastrando y soltando.

Vencida, pendiente, cobrada. El archivo indica la fecha de vencimiento de cada factura y señala las partidas vencidas con el número de días de retraso. Cuando el cliente paga, marcas la factura como cobrada, pudiendo revertirlo en cualquier momento. El estado de pago tiene su propia columna y los filtros Pendiente, Cobrada, En reclamación y Vencida te muestran en dos clics las cuentas pendientes.

Reclamaciones en tres niveles. Recordatorio de pago, 2.ª y 3.ª reclamación se generan directamente desde la factura: con gastos de reclamación, intereses de demora y nuevo plazo de pago. La reclamación se genera en PDF con tu membrete y en el idioma del cliente, se guarda en el archivo y puede enviarse de inmediato por correo. Los niveles no se pueden omitir y las facturas cobradas o anuladas no se pueden reclamar.