Cierre de período (Cierre mensual)
El cierre de período (también llamado cierre mensual) congela todos los registros y saldos hasta una fecha límite determinada. Tras el cierre, estos datos quedan protegidos contra modificaciones accidentales o no autorizadas.
Funcionamiento
PlainStaff ofrece dos modalidades de cierre de período:
Cierre de período automático
El cierre automático de período se comprueba diariamente a las 00:05 mediante un servicio en segundo plano. Si el sistema detecta que se ha superado la fecha límite configurada para registros del mes anterior, se inicia automáticamente el cierre del período vencido.
Ejemplo: Si el «Último día para registros en el mes anterior» está configurado en el día 5, el sistema comprobará el día 6 si el mes anterior puede cerrarse. Si es así, el cierre se ejecuta automáticamente.
Cierre de período manual
Los administradores pueden activar manualmente el cierre de un período en cualquier momento desde la configuración:
- Abre la Configuración
- En la sección «Inicio del período de registro», haz clic en «Modificar»
- Selecciona la fecha de cierre deseada (último día de un mes)
- El cierre se realiza de inmediato
Se aplican las siguientes validaciones:
- La fecha debe ser el último día de un mes
- No puede ser anterior a la fecha de cierre existente
- No puede ser anterior al inicio de registros
- No puede ser idéntica a la fecha de cierre actual
¿Qué ocurre durante el cierre de período?
Al cerrar un período, el sistema lleva a cabo los siguientes pasos:
1. Congelación de registros
Todos los registros de jornada laboral y de proyectos del período a cerrar reciben la marca "Month Closure". Los motivos de registro se guardan como una instantánea (snapshot), de modo que cambios posteriores no afecten a los registros cerrados.
2. Registros automáticos (con obligación de presencia)
Para los empleados con obligación de registro de presencia activa (dontRegisterPresence), se crean automáticamente registros para los días sin presencia registrada en los que exista un tiempo previsto > 0, asignándoles el motivo «Registro automático».
3. Limitación de cuentas de horas flexibles (opcional)
En el plan Gold se puede activar opcionalmente un límite para las cuentas de horas flexibles. Si el saldo a favor de un empleado supera este límite en la fecha de cierre, se crea automáticamente un registro de corrección que ajusta la cuenta al valor máximo configurado.
Esta función se activa en la Configuración en las siguientes opciones:
- «Limitar cuenta de horas flexibles» – activa la función
- «Límite automático de cuenta flexible» – define el saldo máximo
4. Extractos de cuenta en PDF (opcional)
En el plan Gold, se pueden generar automáticamente extractos de cuenta en PDF para todos los empleados al cerrar el período. Se guardan en el expediente del empleado y quedan a disposición de administradores, responsables de equipo y los propios empleados.
Esta función se activa en la Configuración bajo automaticTimeAccountReportsOnClose.
5. Instantáneas diarias de saldos
El sistema crea para cada día del período cerrado una instantánea detallada con los siguientes valores:
- Target: Horas previstas
- Is: Horas reales (netas)
- IsGross: Horas reales (brutas)
- RunningTotal: Saldo acumulado de horas flexibles
- Balance: Saldo diario
- Capacity: Capacidad
- VacationTaken: Vacaciones disfrutadas
- VacationPending: Vacaciones pendientes
- ProjectHours: Horas de proyecto
- ProjectTurnover: Facturación de proyectos
Estas instantáneas se utilizan en lugar del cálculo en tiempo real para todos los días dentro de un período cerrado.
6. Actualización del período de registro
Tras un cierre correcto, el «Último corte de registro» (LastBookingCut) se establece en el día posterior a la fecha de cierre. El nuevo período de registro comenzará a partir de dicha fecha.
Impacto en los empleados
Una vez cerrado un período, rigen las siguientes restricciones:
- Los registros de jornada laboral del período cerrado ya no se pueden modificar ni eliminar
- Los registros de proyecto del período cerrado ya no se pueden modificar ni eliminar
- Las correcciones que afecten a meses cerrados se rechazan con el aviso
CHANGES_AFFECT_CLOSED_PERIOD - Las modificaciones en modelos de jornada o regiones que afecten al período cerrado mostrarán una advertencia
- Los saldos permanecerán congelados en el estado exacto del momento del cierre
Configuración
Los administradores encontrarán los ajustes del cierre de período en la Configuración bajo la sección «Inicio del período de registro»:
| Opción | Descripción | Plan |
|---|---|---|
| Cierre de período automático | Activa/desactiva el cierre mensual automático | Gold |
| Último día para registros en el mes anterior | Define hasta qué día del mes actual son posibles registros para el mes anterior (predeterminado: 28) | Todos |
| Generar extractos al cerrar período | Genera automáticamente extractos en PDF para todos los empleados | Gold |
| Limitar cuenta de horas flexibles | Limita el saldo en la fecha de cierre | Gold |
| Límite automático de cuenta flexible | Saldo máximo (predeterminado: 999999999) | Gold |