Arbeitszeiten erfassen

Mit Hilfe der Arbeitszeiterfassung können die eigenen Arbeitszeiten erfasst und somit dokumentiert werden. Wenn die Organisation für den Mitarbeiter ein Arbeitszeitmodell mit Soll-Stunden eingerichtet hat, wird anhand der Soll- und der Ist-Stunden automatisch der Saldo berechnet und ein Zeitkonto geführt. Im Gegensatz zur Arbeitszeiterfassung geht es bei der Projektzeiterfassung darum, fakturierbare Zeiten auf Kundenprojekte zu buchen, damit diese dem Kunden in Rechnung gestellt werden können. Details dazu unter dem Thema Projektzeiterfassung.

Eine Zeitbuchung kann mit Hilfe der Kommen / Gehen Funktion oder direkt als vollständige Buchung vorgenommen werden. Es gibt Buchungen mit Zeitangaben (Anwesend, Dienstreise, etc.) und ganztägige Buchungen ohne Zeitangabe (Urlaub, Krankheit, Schulung, etc.). Je nach dem passt sich die Eingabemaske entsprechend an.

Wird die “Kommen” Funktion verwendet, erstellt PlainStaff eine Buchung ohne Endzeit und startet einen Timer, der durch einen blauen Button in der rechten, oberen Ecke und eine Karte auf der Startseite angezeigt wird. Ein Klick auf den Button, das “Gehen” Menü oder die Karte schließt die Buchung ab, wobei sowohl Start- als auch Endzeit und Datum noch bearbeitet werden können.

Wird eine Buchungsart verwendet, für die der Arbeitgeber einen Genehmigungsprozess hinterlegt hat, erscheint beim Speichern eine entsprechende Meldung und der Genehmigungsprozess wird gestartet. Noch nicht genehmigte Buchungen werden im Kalender schraffiert dargestellt.

Abzug gesetzlich vorgeschriebener Pausen

Je nach dem wie das System vom Arbeitgeber eingestellt wurde, wird bei einer Buchung unter Umständen Zeit abgezogen. In Deutschland schreibt der Gesetzgeber beispielsweise ab einer Arbeitszeit von 6 Stunden 30 Minuten und ab einer Arbeitszeit von 9 Stunden 45 Minuten Pause vor. Wird diese Pause nicht durch eine entsprechend lange Unterbrechung der Arbeitszeit in PlainStaff erfasst, so zieht das System diese Pausenzeit automatisch von der erfassten Arbeitszeit ab.

Besondere Regeln für Buchungen

Es gibt einige besondere Regelungen für Buchungen:

• Es darf nur eine Ganztagesbuchung pro Tag geben.
  • Wenn statt einer Ganztagesbuchung eine Buchung mit Kommen- und Gehen-Zeit vorgenommen werden soll, muss zuerst die Ganztagesbuchung an diesem Tag gelöscht werden.
  • Wenn statt einer Buchung mit Kommen- und Gehen-Zeit eine Ganztagesbuchung vorgenommen werden soll, muss zuerst die Buchung mit der Kommen- und Gehen-Zeit an diesem Tag gelöscht werden.
• Pro Tag kann es mehrere Buchungen mit Kommen- und Gehen-Zeiten geben. Diese Buchungen dürfen sich allerdings nicht überschneiden.
• Es kann weitere Einschränkungen geben, die Sie bei ihrer Personalabteilung erfragen können. Beispiele sind:
  • Buchungen an bestimmten Tagen, wie z.B. Sonntagen
  • Buchungen von bestimmten Kommen- und Gehen-Zeiten außerhalb eines bestimmten Zeitrahmens