Buchungen exportieren

Die Projektzeiten für ein Projekt können aus der Projektakte und die Arbeitszeiten können aus der Mitarbeiterübersicht exportiert werden.

Export von Projektzeiten

Klicke in der Projektakte auf “Neue Rechnung” in der linken Navigation. Anschließend wähle mittels der Filter auf der linken Seite die zu exportierenden Buchungen aus. Wenn nicht für jede einzelne Buchung eine Position auf der Rechnung erzeugt werden soll, so können die Buchungen noch nach Monat, Task und / oder Mitarbeiter gruppiert werden. Wähle anschließend aus, ob die exportierten Buchungen nach dem Export automatisch den Status “abgerechnet” erhalten sollen. Zum Schluss muss noch der Positionstitel und die Positionsbeschreibung konfiguriert werden und als Ziel entweder PDF oder eines der angebundenen Partnersysteme. Jetzt wird mit einem Klick auf den “Buchungen exportieren” Button je nach gewähltem Ziel entweder eine PDF-Datei oder eine Rechnung im Partnersystem erzeugt.

Wurde das Projekt aus weclapp importiert, so wird die Rechnung automatisch mit Bezug zum Auftrag erstellt. Der Prozess besteht dann aus folgenden Schritten.:

1. Anlage des Auftrags in weclapp mit den gewünschten Tätigkeiten als Positionen mit dem entsprechenden Stundensatz und den prognostizierten Mengen.
2. Import des Auftrags aus weclapp als Projekt in PlainStaff.
3. Erfassung der Stunden in PlainStaff.
4. Für die Erstellung einer Rechnung aus den erfassten Stunden wird über die Funktion “Neue Rechnung” in weclapp zu dem Auftrag eine Rechnung erzeugt und anschließend die Mengen auf der Rechnung an die in PlainStaff erfassten Stunden angepasst. Die Stunden in PlainStaff werden anschließend als abgerechnet markiert.
5. Zur nächsten Rechnungsstellung wieder zu Schritt 4.

Alternativer Prozess für weclapp

Für aus weclapp importierte Projekte steht zudem ein alternativer Prozess zur Verfügung. Der Prozess besteht aus folgenden Schritten:

1. Anlage des Auftrags in weclapp mit den gewünschten Tätigkeiten als Positionen mit dem entsprechenden Stundensatz und einer Menge von 0.
2. Import des Auftrags aus weclapp als Projekt in PlainStaff.
3. Erfassung der Stunden in PlainStaff.
4. Für die Erstellung einer Rechnung aus den erfassten Stunden werden über die Funktion “Auftrag anpassen” die Mengen im Auftrag an die in PlainStaff erfassten Stunden angepasst.
5. Erstellung einer Rechnung aus dem Auftrag in weclapp über die Standardfunktion Workflow -> Rechnung erstellen. Dadurch werden automatisch lle auf dem Auftrag erfassten und noch nicht abgerechneten Mengen in Rechnung gestellt.
6. Zur nächsten Rechnungsstellung wieder zu Schritt 4.

Export von Arbeitszeiten

Klicke in der Mitarbeiterübersicht auf den Export-Button (nur für Administratoren). Wähle anschließend den Monat und das Ziel und klicke auf “Exportieren”. Die erzeugte Exportdatei enthält alle erfassten Arbeitszeiten aus dem gewählten Monat, die vor 5:00 in der letzten Nacht erfasst wurden.