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Arbeitszeiterfassung

Einleitung

Mit Hilfe der Arbeitszeiterfassung sind Mitarbeiter und Führungskräfte immer auf dem aktuellen Stand und können frühzeitig auf sich abzeichnende Entwicklungen reagieren. Die Überstundenkonten ihrer Mitarbeiter werden automatisch geführt und können über die Online-Zeiterfassung kontrolliert werden.

Anbei ein Ausschnitt der wichtigsten Funktionalitäten der Arbeitszeiterfassung:

  • Einfaches Buchen von An- und Abwesenheitszeiten sofort von der Startseite aus. Keine umständliche Navigation, sondern schneller Zugriff auf die Kernfunktionalität
  • Darstellung der Gesamtsaldo-Entwicklung seit dem letzten Buchungsabschluss in grafischer Darstellung
  • Darstellung der Buchungen der aktuellen Woche direkt auf der Startseite
  • Schnelle und einfach Buchung von Zeiten über die "kommen" und "gehen" buttons oder per Klick auf den Kalender
  • Ausdruck der Tagessalden eines Monats

Startseite

Die Startseite enthält alle wesentlichen Informationen und Funktionalitäten, um dem angemeldeten User effektiv die Erfassung seiner An- und Abwesenheitszeiten zu ermöglichen. In der Abbildung ist die Startseite exemplarisch dargestellt. Die einzelnen Elemente der Startseite werden im Folgenden erläutert.

Startseite

Folgende Funktionalitäten umfasst die Startseite:

  1. Element „Nutzereinstellung“: Hier werden verschiedene Aspekte des aktuellen Mitarbeiters dargestellt:
    1. Vorname und Nachname: Vor- und Nachname des aktuellen Mitarbeiters. Wenn der Benutzer über die nötigen Berechtigungen verfügt, kann über das Drop-Down Feld zu einem anderen Mitarbeiter gewechselt werden.
    2. Profilbild: Profilbild, welches im Benutzerprofil geändert werden kann (Zahnradsymbol oben rechts).
    3. Kontostand: Der aktuelle Kontostand des Zeitkontos.
    4. Aktuelles Zeitmodell: Zeitmodell, das für das aktuelle Datum gültig ist.
  2. Element „Navigation“: Hier gibt es weitere Navigationsmöglichkeiten mit folgenden Funktionalitäten:
    1. Home: Homepage, wie in diesem Kapitel beschrieben
    2. Kalender: Kalenderansicht mit Tagessalden und vorgenommenen Buchungen; siehe Kapitel Kalenderansicht
    3. Teamkalender: Kalenderansicht mit Buchungen der Teammitglieder; siehe Kapitel Teamkalenderansicht
    4. Kontoauszug: Übersicht über einen kompletten Monat mit Tagessalden und vorgenommenen Buchungen in Form einer Tabelle; siehe Kapitel Kontoauszug
    5. Mitarbeiterübersicht (nur bestimmte Rollen): Übersicht über das Team (Führungskraft) oder über alle Mitarbeiter (Personaladministration, Geschäftsführung, Betriebsrat), siehe Kapitel Mitarbeiterübersicht
  3. Element „Kommen / Gehen“: Mit Hilfe der beiden Buttons "Kommen" und "Gehen" können neue Buchungen für die aktuelle Uhrzeit erzeugt werden.
    1. Bei Verwendung des Kommen-Buttons wird das Datum mit dem aktuellen Tag und die Start-Zeit mit der aktuellen Uhrzeit vorbelegt. Die End-Zeit bleibt leer.
    2. Bei Verwendung des Gehen-Buttons wird die letzte Buchung ohne End-Zeit bearbeitet und die End-Zeit mit der aktuellen Uhrzeit vorbelegt.
  4. Element „Kontostand-Grafik“: Darstellung des Kontostands als Zahl bzw. als Verlauf der letzten drei Monate.
  5. Element „Statistik“: Hier gibt es zwei verschiedenen Ansichten:
    1. Darstellung der Verteilung der Buchungen der letzten 3 Monate nach den verschiedenen Buchungsarten
    2. Darstellung der Kontostände von Krankheit mit und ohne Attest. Dieser Kontostand wird seit Beginn der aktuellen Buchungsperiode berechnet.
  6. Element „Wochendarstellung mit Buchungen“: Initial wird die aktuelle Woche mit allen vorgenommenen Buchungen dargestellt. Mit Hilfe der Pfeile kann zwischen den Wochen gewechselt werden.
    • Mit einem Klick auf eine leere Zelle kann eine neue Buchung für diesen Tag und diese Stunde vorgenommen werden
    • Mit einem Klick auf eine vorhandene Buchung kann diese Buchung geändert werden
    • Ganztägige Buchungen werden oberhalb der Zeitskala dargestellt (Beispiel: Urlaub oder Krankheit)

Zeitbuchung

Eine Zeitbuchung kann auf fast jeder Seite vorgenommen werden. Es gibt Buchungen mit Zeitangaben (Anwesend, Dienstreise, etc.) und ganztägige Buchungen ohne Zeitangabe (Urlaub, Krankheit, Schulung, etc.). Je nach dem passt sich die Eingabemaske entsprechend an.

Buchung

Erläuterung des Dialogs:

  1. DropDown-Feld „Buchungsart“: Auswahl einer Buchungsart aus einer vorgegebenen Liste. Je nach Typ der Buchungsart werden Gehen- und Kommen-Zeiten angezeigt. Durch Tippen der Anfangsbuchstaben kann die gewünschte Buchungsart sehr schnell gefunden werden.
  2. Feld „Datum“: Eingabe des Startdatums der Buchung oder Auswahl über den Kalender.
  3. Feld „Kommen“: Eingabe der Kommen-Zeit im Format SSMM (S – Stunde, M – Minute), S:M oder über eine Uhrenkomponente.
  4. Feld „Bis“: Eingabe des Enddatums der Buchung oder Auswahl über den Kalender.
  5. Feld „Gehen“: Eingabe der Gehen-Zeit (kann leer gelassen werden).
  6. Feld „Kommentar“: Eingabe eines optionalen Kommentars zu dieser Buchung.

Bei der Buchung von ganztägigen Buchungsarten entfällt die Eingabe der Uhrzeiten.

Beim versuch eine genehmigungspflichtige Buchungsart zu Buchen wird ein Dialog geöffnet.

Dialog

Eine genehmigungspflichtige Buchungsart kann nur mit start des Genehmigungsprozesses gebucht werden, siehe Kapitel Genehmigungsprozess.

Besondere Regeln für Buchungen

Es gibt einige besondere Regelungen für Buchungen:

  • Es darf nur eine Ganztagesbuchung pro Tag geben.
    • Wenn statt einer Ganztagesbuchung eine Buchung mit Kommen- und Gehen-Zeit vorgenommen werden soll, muss zuerst die Ganztagesbuchung an diesem Tag gelöscht werden.
    • Wenn statt einer Buchung mit Kommen- und Gehen-Zeit eine Ganztagesbuchung vorgenommen werden, muss zuerst die Buchung mit der Kommen- und Gehen-Zeit an diesem Tag gelöscht werden.
  • Pro Tag kann es mehrere Buchungen mit Kommen- und Gehen-Zeiten geben. Diese Buchungen dürfen sich allerdings nicht überschneiden.
  • Es kann weitere Einschränkungen geben, die Sie bei ihrer Personalabteilung erfragen können. Beispiele sind:
    1. Buchungen an bestimmten Tagen, wie z.B. Sonntagen
    2. Buchungen von bestimmten Kommen- und Gehen-Zeiten außerhalb eines bestimmten Zeitrahmens

Kontoauszug und Kalenderansicht

Die Navigationspunkte „Kontoauszug“ und „Kalender“ stellen Buchungen und Tagessalden jeweils für einen kompletten Monat dar.

Kontoauszug

Kontoauszug

Erläuterung zur Tabelle „Kontoauszug“:

  1. Feld und Navigation „Monat“: Hier wird der gewählte Monat angezeigt. Mit den „<“ und „>“ – Symbolen kann der Monat gewechselt werden. Mit dem Kalender-Symbol kann eine Menü zur Monatsauswahl geöffnet werden.
  2. Schaltfläche „Neue Buchung“: mit dieser Schaltfläche kann eine neue Buchung vorgenommen werden.
  3. Symbol „Download“: Download der Salden und Buchungen eines Zeitraums als Excel-Datei.
  4. Zeile „Tagessaldo“: Tagessaldo eines einzelnen Tages
    1. Spalte „Tag“: Datum
    2. Spalte „Soll“: Soll-Arbeitszeit aus dem aktuellen Zeitmodell
    3. Spalte „Ist“: Ist-Arbeitszeit berechnet aus den Buchungen des Tages ohne Abzug von Pflichtpausen
    4. Spalte „Ist netto“: Ist-Arbeitszeit berechnet aus den Buchungen des Tages nach Abzug von Pflichtpausen
    5. Spalte „Saldo“: Tagessaldo = Ist netto - Soll
    6. Spalte „Korrektur“: Ggf. von der Personalabteilung vorgenommene Zeitkorrekturen
    7. Spalte „Kontostand“: Fortlaufender Gesamtsaldo zu dem dargestellten Datum
  5. Zeile „Buchung“: Eine oder mehrere Buchungen pro Tag sind möglich bei Angabe von Kommen- und Gehen-Zeiten. Mittels klick auf die Zeile kann die entsprechende Buchung bearbeitet oder gelöscht werden.
    1. Spalte „Buchungsart“: Buchungsart
    2. Spalte „Kommen“ (nur bei Buchungsarten mit Kommen- und Gehen-Zeit): Kommen-Zeit im Format SS:MM (S – Stunde, M – Minute).
    3. Spalte „Gehen“ (nur bei Buchungsarten mit Kommen- und Gehen-Zeit): Gehen-Zeit im Format SS:MM (S – Stunde, M – Minute).

Kontoauszug (Druckansicht)

Mit Hilfe der Druck-Funktion des Browsers wird der gesamte Monat in einem angepassten Druckformat angezeigt und kann ausgedruckt werden.

Download als Excel-Datei

Mit dem Pfeil-Symbol oben rechts kann der Kontoauszug als Excel-Datei heruntergeladen werden. Dazu wählt man im ersten Schritt den gewünschten Zeitraum aus. Anschließend betätigt man die Schaltfläche „OK“.

Es gibt in der Excel-Datei zwei Arbeitsblätter:

  • Arbeitsblatt „Salden“: In diesem Excel-Arbeitsblatt werden alle Tagessalden und das Gesamtsaldo dargestellt
  • Arbeitsblatt „Buchungen“: In diesem Excel-Arbeitsblatt werden alle Buchungen einzeln dargestellt.

Erläuterung zum Arbeitsblatt „Salden“ des Excel-Downloads“:

  1. Spalte „Datum“: Tag im Monat mit Angabe des Wochentags
  2. Spalte „Soll“: Soll-Arbeitszeit aus dem aktuellen Zeitmodell
  3. Spalte „Ist“: Ist-Arbeitszeit berechnet aus den Buchungen des Tages ohne Abzug von Pflichtpausen
  4. Spalte „Ist netto“: Ist-Arbeitszeit berechnet aus den Buchungen des Tages nach Abzug von Pflichtpausen
  5. Spalte „Saldo“: Tagessaldo = Ist netto - Soll
  6. Spalte „Saldoart“:
    1. Leer, wenn normale Buchung
    2. „Korrektur“, wenn eine Korrekturbuchung vorliegt
  7. Spalte „Kontostand“: Fortlaufender Gesamtsaldo zu dem dargestellten Datum

Erläuterung zum Arbeitsblatt „Buchungen“ des Excel-Downloads“:

  1. Spalte „Datum“: Datum der Buchung. Nur Tage mit vorliegenden Buchungen werden aufgeführt
  2. Spalte „Buchungsart“: Buchungsart
  3. Spalte „Kommen“: Bei Ganztagesbuchungen ist die Spalte leer, sonst „Kommen“-Zeit
  4. Spalte „Gehen“: Bei Ganztagesbuchungen ist die Spalte leer, sonst „Gehen“-Zeit
  5. Spalte „Kommentar“: Optionaler Kommentar
  6. Spalte „Status“: Genehmigt / Genehmigung ausstehend (nur relevant bei lizenziertem Urlaubsmodul)

Kalenderansicht

Während der Kontoauszug eine tabellarische Ansicht eines Monats darstellt, stellt der Navigationspunkt „Kalender“ einen Monat oder eine Woche in Kalenderansicht dar.

Monatsansicht

Erläuterung zu Kalenderdarstellung „Kalender“:

  1. Feld und Navigation „Monat“: Hier wird der gewählte Monat angezeigt. Mit den „<“ und „>“ – Symbolen kann der Monat gewechselt werden.
  2. Navigation „Monat / Woche“: Mit den beiden Symbolen kann zwischen Monats- und Wochenansicht umgeschaltet werden.
  3. Schaltfläche „Neue Buchung“: mit dieser Schaltfläche kann eine neue Buchung vorgenommen werden.
  4. Darstellung eines „Tages“:
    1. Berechnetes „Tagessaldo“: links oben (grün – positiver Wert, rot – negativer Wert)
    2. Darstellung der Buchungen mittels farbcodierter Kreise.
    3. Beim Klicken auf einen Tag werden die vorgenommenen Buchungen mit Details angezeigt.

Teamkalenderansicht

Diese Ansicht dient dem Mitarbeiter als Übersicht über die Termine der anderen Teammitglieder.

Teamkalenderansicht

  1. Feld und Navigation „Monat“: Hier wird der gewählte Monat angezeigt. Mit den „<“ und „>“ – Symbolen kann der Monat gewechselt werden.
  2. Element „Filter“: Durch Eingabe eines Suchtextes kann die Tabelle gefiltert werden. Bei Eingabe von "schmitz" werden alle Zeilen angezeigt, die den Begriff "schmitz" enthalten. Groß- / Kleinschreibung wird dabei ignoriert.
  3. Symbol „iCalendar Link“: Generiert einen iCalendar Link welcher in die Ihre Zwischenablage kopiert werden kann.
  4. Element „Teamfilter“: Über das Drop-Down-Element kann das anzuzeigende Team ausgewählt werden.
  5. Element „Teamkalender“: In diesem Fenster werden die Termine der Teammitglieder angezeigt.

Mitarbeiterübersicht

Der Zugriff auf die Mitarbeiterkonten ist über einen eigenen Menüpunkt „Mitarbeiterübersicht“ verfügbar und ist nur für bestimmte Rollen verfügbar:

  • Personalabteilung: Sieht alle Mitarbeiter und kann für diese Buchungen vornehmen und ändern
  • Geschäftsführung / Betriebsrat: Sieht alle Mitarbeiter, kann aber keine Buchungen vornehmen oder ändern
  • Führungskraft: Sieht nur die Mitglieder des Teams und zu diesen Mitarbeitern alle Buchungen, die allerdings nicht geändert werden können

Teamübersicht

Erläuterung zur „Mitarbeiterübersicht“:

  1. Element „Filter“: Durch Eingabe eines Suchtextes kann die Tabelle gefiltert werden. Bei Eingabe von "schmitz" werden alle Zeilen angezeigt, die den Begriff "schmitz" enthalten. Groß- / Kleinschreibung wird dabei ignoriert.
  2. Element „Spaltenüberschriften“: Per klick auf die Spaltenüberschrift kann die betreffende Spalte auf- oder absteigend sortiert werden. Feld „Nachname“: Durch klick auf den Nachnamen kann in das Zeitkonto des betreffenden Mitarbeiters gewechselt werden.
  3. Spalte „Aktualisiert am“: Datum der letzten Saldoberechnung für den betreffenden Mitarbeiter und Möglichkeit über das Symbol sync das Saldo zu aktualisieren. Die Aktualisierung des Saldos kann je nach Systemperformance etwas dauern. Die Neuberechnung kann immer nur für einen einzelnen Mitarbeiter durchgeführt werden. Der Saldo wird automatisch neu berechnet, wenn der Mitarbeiter eine neue Buchung vornimmt.
  4. Element „Seitenfilter“: Über das Drop-Down-Element kann die Anzahl an Mitarbeitern pro Seite eingestellt werden (von 10 bis 100). Mittels der Pfeiltasten kann zwischen den Seiten gewechselt werden.

Genehmigungsprozess

Durch die Buchung einer genehmigungspflichtigen Buchungsart wird ein Genehmigungsprozess gestartet. Der Genehmigungsprozess sendet einen Genehmigungsantrag an alle Vorgesetzten des Teams.

Solange der Genehmigungsantrag noch nicht genehmigt wurde ist die verknüpfte Buchung im Zustand "Genehmigung ausstehend".

Ausstehend

Durch die Bearbeitung des Genehmigungsantrags durch einen der Vorgesetzten wird die Buchung vom Zustand "Genehmigung ausstehend" in den Zustand "genehmigt" gesetzt.

Genehmigt