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Projektzeiterfassung

Einleitung

Mit Hilfe der Projektzeiterfassung können die Mitarbeiter schnell und einfach ihre Arbeitszeit für die verschiedenen Projekte erfassen. Mitarbeiter, Projektleiter und Führungskräfte haben jederzeit den finanziellen Stand ihrer Projekte im Blick. Für die Abrechnung können leicht gut lesbare Tätigkeitsnachweise erzeugt werden.

Anbei ein Ausschnitt der wichtigsten Funktionalitäten der Projektzeiterfassung:

  • Einfaches Buchen von An- und Abwesenheitszeiten sofort von der Startseite aus. Keine umständliche Navigation, sondern schneller Zugriff auf die Kernfunktionalität
  • Darstellung der Gesamtsaldo-Entwicklung seit dem letzten Buchungsabschluss in grafischer Darstellung
  • Darstellung der Buchungen der aktuellen Woche direkt auf der Startseite
  • Ausdruck der Tagessalden eines Monats

Startseite

Die Startseite enthält alle wesentlichen Informationen und Funktionalitäten, um dem angemeldeten User effektiv die Erfassung seiner An- und Abwesenheitszeiten zu ermöglichen. In der Abbildung ist die Startseite exemplarisch dargestellt. Die einzelnen Elemente der Startseite werden im Folgenden erläutert.

Startseite

Folgende Funktionalitäten umfasst die Startseite:

  1. Element „Nutzereinstellung“: Hier werden verschiedene Aspekte des angemeldeten Nutzers dargestellt:
    1. Vorname und Nachname: Vor- und Nachname des angemeldeten Nutzers.
    2. Profilbild: Profilbild, welches im Benutzerprofil geändert werden kann (Zahnradsymbol oben rechts).
    3. Kontostand (falls Arbeitszeiterfassung lizenziert ist): Der aktuelle Kontostand des Zeitkontos.
    4. Aktuelles Zeitmodell(falls Arbeitszeiterfassung oder Abwesenheitsverwaltung lizenziert ist): Zeitmodell, das für das aktuelle Datum gültig ist.
  2. Element „Navigation“: Hier gibt es weitere Navigationsmöglichkeiten mit folgenden Funktionalitäten:
    1. Home: Homepage, wie in diesem Kapitel beschrieben
    2. Projektzeiterfassung: Übersicht der vom aktuellen Mitarbeiter vorgenommenen Buchungen; siehe Kapitel Projektzeiterfassung.
    3. Tätigkeitsnachweis: Tätigkeitsnachweis für die verschiedenen Projekte des aktuellen Mitarbeiters; siehe Kapitel Tätigkeitsnachweis.
    4. Mitarbeiterübersicht (nur bestimmte Rollen): Übersicht über die Projektzeiten der Mitarbeiter (je nach Rolle unterschiedlich); siehe Kapitel Mitarbeiterübersicht.
    5. Projekte (nur bestimmte Rollen): Übersicht über die Projekte mit der Möglichkeit diese zu administrieren (ja nach Rolle unterschiedlich); siehe Kapitel Projekte.
    6. Kunden (nur bestimmte Rollen): Übersicht über die Kunden mit der Möglichkeit diese zu administrieren; siehe Kapitel Kunden.
  3. Element „Task starten“ / "Task beenden": Mit Hilfe dieser Buttons kann ein Timer für die Arbeit an einem Projekt gestartet und beende werden, wodurch eine entsprechende Zeitbuchung für das Projekt erstellt wird.
  4. Element „Projektstunden-Grafik“: Darstellung der Projektstunden pro Tag für die letzten 6 Wochen für den aktuellen Mitarbeiter.
  5. Element „Projekt-Grafik“: Darstellung der Verteilung der Projektstunden der letzten 6 Wochen auf die verschiedenen Projekte für den aktuellen Mitarbeiter.
  6. Element „Projektliste“: Liste mit allen Projekten, zu denen der aktuelle Mitarbeiter entweder als Mitarbeiter zugeordnet oder als Projektleiter eingetragen ist. Mit einem Klick auf ein Projekt wird die Detailansicht des Projektes geöffnet; siehe Kapitel Detailansicht Projekt. Die Tabelle hat folgende Spalten:
    1. Budget: Das Gesamtbudget des Projektes
    2. Ist netto: Verbrauchtes Budget des Projektes in Hauswährung
    3. Ist netto %: Verbrauchtes Budget des Projektes in %
    4. Restbudget: Verbleibendes Budget des Projektes in Hauswährung
    5. Restbudget in %: Verbleibendes Budget des Projektes in %
    6. Aktualisiert am: Datum und Uhrzeit an dem die Werte berechnet wurden
    7. Sync-Icon: Mit einem Klick können die Statistiken des Projektes neu berechnet werden

Detailansicht Projekt

Die Detailansicht zeigt Informationen über das ausgewählte Projekt.

Projekt Detailansicht

Diese Ansicht bietet folgende Funktionalitäten:

  1. Element „Ansicht schließen“: Mit einem Klick auf das X kehrt man zurück zur Startseite.
  2. Element „Budgetübersicht“: Die Grafik gibt einen Überblich über den Verbrauch des Projektbudgets und zeigt die nicht abgerechneten Stunden sowie das Restbudget.
  3. Element „Mitarbeiter-Statistik“: Die Grafik zeigt die Verteilung der Projektstunden auf die beteiligten Mitarbeiter.
  4. Element „Task-Liste“: Die Tabelle zeigt alle Tasks des Projektes. Mit einem Klick auf einen Task in der Detailansicht kann eine neue Zeitbuchung für diesen Task erstellt werden. Die Tabelle hat folgende Spalten:
    1. Budget: Das Gesamtbudget des Projektes
    2. Ist netto: Verbrauchtes Budget des Projektes in Hauswährung
    3. Ist netto %: Verbrauchtes Budget des Projektes in %
    4. Restbudget: Verbleibendes Budget des Projektes in Hauswährung
    5. Restbudget in %: Verbleibendes Budget des Projektes in %
    6. Aktualisiert am: Datum und Uhrzeit an dem die Werte berechnet wurden

Zeitbuchung

Eine Zeitbuchung für ein Projekt kann auf fast jeder Seite vorgenommen werden.

Buchung von Projektzeiten

Erläuterung der Pflegemaske „Projektbuchung“:

  1. DropDown-Feld „Projekt“: Auswahl des Projektes. Es stehen nur die Projekte zur Auswahl, auf die der Mitarbeiter Zugriff hat.
  2. DropDown-Feld „Task“: Auswahl eines Tasks für die Buchung. Auch hier stehen nur die Tasks zur Auswahl, auf die der Mitarbeiter Zugriff hat.
  3. DropDown-Feld „Mitarbeiter“: Auswahl eines Mitarbeiters für die Buchung.
  4. Feld „Datum“: Eingabe des Datums für die Buchung. Das Datum kann durch einen Klick auf das Kalendersymbol über einen Kalender ausgewählt werden.
  5. Feld „Stunden“: Eingabe der zu buchenden Stunden. Die Eingabe kann als Dezimalzahl oder im Format SS:MM erfolgen. Unter dem Eingabefeld wird das auf diesem Task noch vorhandene Budget angezeigt.
  6. Feld „Stundensatz“: Eingabe oder Anzeige des Stundensatzes. Die Eingabemöglichkeit wird vom Projektleiter bei der Zuordnung des Mitarbeiters zum Task festgelegt.
  7. Textfeld „Kommentar“: Ein Kommentar zu der Buchung (z.B. die ausgeführten Tätigkeiten). Dieser Kommentar kann auf dem Tätigkeitsnachweis mit ausgegeben werden.
  8. Schalter „Abgerechnet“: Mit diesem Schalter kann die Buchung als "abgerechnet" oder "nicht abgerechnet" markiert werden.

Projektzeiterfassung

Diese Ansicht zeigt alle Buchungen des aktuell eingeloggten Mitarbeiters mit der Möglichkeit diese zu bearbeiten. Sie bietet folgende Funktionalitäten:

Projektzeiterfassung

  1. Schaltfläche „Neue Buchung“: Erstellung einer neuen Projektzeitbuchung.
  2. Schaltfläche „Exportieren“: Exportiert die Buchungen nach Microsoft Excel.
  3. Element „Monatsauswahl“: Mit Hilfe der Pfeiltasten oder dem DropDown-Feld kann der anzuzeigende Monat ausgewählt werden.
  4. Element „Buchungsliste“: Zeigt alle Buchungen für den ausgewählten Monat. Für jeden Tag werden folgende Informationen angezeigt:
    1. Datum: Datum des Tages
    2. Soll: Zeigt den Netto-Saldo der Buchungen aus dem Modul Arbeitszeiterfassung für den Tag an (nur verfügbar wenn das Modul Arbeitszeiterfassung lizenziert ist)
    3. Ist netto: Summe der Projektzeitbuchungen
    4. Auslastung: "Ist netto" / "Soll" in Prozent (nur verfügbar wenn das Modul Arbeitszeiterfassung lizenziert ist)
  5. Element „Tagesliste“: Zeigt alle Buchungen für den entsprechenden Tag an. Mit einem Klick auf die Zeile kann die Buchung bearbeitet werden. Für jede Buchung werden folgende Informationen angezeigt:
    1. Abrechnungsstatus: Der farbige Punkt zeigt den Abrechnungsstatus der Buchung an (rot = "nicht abgerechnet", grün = "abgerechnet")
    2. Projekt: Name des Projektes
    3. Task: Name des Tasks
    4. Stunden: Anzahl Stunden
    5. Umsatz: "Stunden" * "Stundensatz" in Projektwährung

Tätigkeitsnachweis

Hier kann ein Tätigkeitsnachweis erzeugt und ausgedruckt werden. Die Ansicht bietet folgende Funktionen:

Tätigkeitsnachweis

  1. DropDown-Feld „Projekt“: Auswahl des Projektes. Es stehen nur die Projekte zur Auswahl, auf die der Mitarbeiter Zugriff hat.
  2. Schaltfläche „Drucken“: Öffnet des Druck-Dialog des Browsers, damit der Tätigkeitsnachweis ausgedruckt oder in ein PDF Dokument exportiert werden kann.
  3. Schaltfläche „Einstellungen“: Öffnet einen Dialog, mit dem der Tätigkeitsnachweis angepasst werden kann.
  4. Schaltfläche „Abrechnungsstatus“: Ändert den Abrechnungsstatus der Buchungen. Die zu ändernden Buchungen können über Filter komfortabel ausgewählt werden.
  5. Element „Monatsauswahl“: Mit Hilfe der Pfeiltasten kann der anzuzeigende Monat ausgewählt werden.
  6. Element „Buchungsliste“: Zeigt alle Buchungen für den ausgewählten Zeitraum an. Für jeden Tag wird die Summe der Stunden angezeigt.
  7. Element „Tagesliste“: Zeigt alle Buchungen für den entsprechenden Tag an. Für jede Buchung werden folgende Informationen angezeigt:
    1. Abrechnungsstatus: Der farbige Punkt zeigt den Abrechnungsstatus der Buchung an (rot = "nicht abgerechnet", grün = "abgerechnet")
    2. Mitarbeiter: Name des Mitarbeiters
    3. Task: Name des Tasks
    4. Kommentar: Kommentar der Buchung
    5. Stunden: Anzahl Stunden
  8. Element „Unterschriften“: Zeigt zwei Unterschriftenfelder an. Der Text unter den Feldern ist änderbar. Sie können über die Einstellungen ausgeblendet werden.

Mitarbeiterübersicht

Der Zugriff auf die Mitarbeiterübersicht ist nur für folgende Rollen verfügbar:

  • Personalabteilung: Sieht alle Mitarbeiter und kann für diese Buchungen vornehmen und ändern
  • Geschäftsführung / Betriebsrat: Sieht alle Mitarbeiter, kann aber keine Buchungen vornehmen oder ändern
  • Führungskraft: Sieht nur die Mitglieder des Teams und zu diesen Mitarbeitern alle Buchungen, die allerdings nicht geändert werden können

Mitarbeiterübersicht

Erläuterung zur „Mitarbeiterübersicht“:

  1. Element „Filter“: Durch Eingabe eines Suchtextes kann die Tabelle gefiltert werden. Bei Eingabe von "schmitz" werden alle Zeilen angezeigt, die den Begriff "schmitz" enthalten. Groß- / Kleinschreibung wird dabei ignoriert.
  2. Element „Zahnrad“: Über den Einstellungsdialog kann die Ansicht angepasst werden. Es stehen die Zeiträume "Woche", "Monat" und "Jahr" zur auswahl sowie die Kennzahlen "Stunden", "Umsatz" und "Auslastung" (letztere nur wenn auch das Zeiterfassungsmodul lizenziert ist).
  3. Element „Monatsauswahl“: Mit Hilfe der Pfeiltasten kann der anzuzeigende Monat, das anzuzeigende Jahr bzw. die anzuzeigende Woche ausgewählt werden.
  4. Element „Spaltenüberschriften“: Per klick auf die Spaltenüberschrift kann die betreffende Spalte auf- oder absteigend sortiert werden. Feld „Nachname“: Durch klick auf den Nachnamen kann in das Zeitkonto des betreffenden Mitarbeiters gewechselt werden.
  5. Spalte „Aktualisiert am“: Datum der letzten Saldoberechnung für den betreffenden Mitarbeiter und Möglichkeit über das Symbol sync das Saldo zu aktualisieren. Die Aktualisierung des Saldos kann je nach Systemperformance etwas dauern. Die Neuberechnung kann immer nur für einen einzelnen Mitarbeiter durchgeführt werden. Der Saldo wird automatisch neu berechnet, wenn der Mitarbeiter eine neue Buchung vornimmt.
  6. Element „Seitenfilter“: Über das Drop-Down-Element kann die Anzahl an Mitarbeitern pro Seite eingestellt werden (von 10 bis 100). Mittels der Pfeiltasten kann zwischen den Seiten gewechselt werden.

Projekte

Die Liste aller Projekte, auf die der Benutzer Zugriff hat. Sie ist nur für Benutzer mit folgenden Rollen sichtbar:

  • Admin
  • Geschäftsführung / Betriebsrat
  • Projektleiter
  • Projektadmin

Projekte

  1. Feld „Filter“: Hiermit kann die Projektliste nach einem Begriff oder einer Zahl gefiltert werden.
  2. Schaltfläche „Neues Projekt“: Erstellt ein neues Projekt; siehe Kapitel Projekt Dialog.
  3. Schaltfläche „Herunterladen“: Exportiert die Projektliste nach Excel.
  4. Schaltfläche „Tasks einblenden“: Blendet die Tasks ein und aus.
  5. Schaltfläche „Statusfilter“: Filtert die Projektliste nach Projektstatus.
  6. Element „Projektliste“: Zeigt alle Projekte mit folgenden Informationen:
    1. Projekt: Name des Projektes. Ein Klick auf den Projektnamen öffnet den Dialog zum bearbeiten.
    2. Kunde: Kunde des Projektes.
    3. Status: Status des Projektes (gelb = "In Vorbereitung", grün = "Läuft", rot = "Beendet").
    4. Budget: Zeigt das Gesamtbudget und das bereits verbrauchte Budget.
    5. Aktualisiert am: Datum und Uhrzeit an dem die Werte berechnet wurden.
    6. Aktionen: Mit einem Klick auf die drei vertikalen Punkte kann das Aktionsmenü geöffnet werden. Es bietet folgende Aktionen:
      1. Zeiterfassung: Öffnet die übersicht der gebuchten Zeiten aller Mitarbeiter für das Projekt.
      2. Tätigkeitsnachweis: Öffnet den Tätigkeitsnachweis mit den Buchungen aller Mitarbeiter für das Projekt.
      3. Abrechnungsstatus ändern: Hiermit kann der Abrechnungsstatus aller Buchungen in einem bestimmten Zeitraum geändert werden.
      4. Statistiken aktualisieren: Aktualisiert die Statistiken für das Projekt.
      5. Exportieren: Exportiert alle Buchungen des Projektes nach Excel. Details hier.
  7. Element „Taskliste“: Zeigt die ersten 5 Tasks des Projektes mit einigen Statistiken an. Ein Klick auf den Tasknamen öffnet den Dialog zum bearbeiten des Tasks.

Projekt Dialog

Der Dialog zum Ändern oder Anlegen eines Projektes.

Projekt Dialog

  1. Kunde: Auswahl des Kunden, zu dem das Projekt gehört.
  2. Farbe: Hier kann dem Projekt eine Farbe zugeordnet werden.
  3. Projektnummer (optional): Eindeutiger Bezeichner des Projektes.
  4. Name: Name des Projektes.
  5. Beschreibung (optional): Beschreibung des Projektes.
  6. Startdatum: Startdatum des Projektes. Vor diesem Datum können keine Zeiten erfasst werden.
  7. Projektleiter: Liste der Projektleiter. Jeder Projektleiter hat vollen Zugriff auf das Projekt. Nur Mitarbeiter mit der Rolle "Projektleiter" können hier hinzugefügt werden.
  8. Status: "In Vorbereitung", "Läuft" oder "Beendet". Nur auf Projekte im Status "Läuft" können Zeiten erfasst werden.
  9. Abrechnung: Abrechnungsstatus des Projektes (nur informativ).
  10. Währung: Währung des Projektes. Wird hier eine andere als die Hauswährung ausgewählt, müssen zwingend durch einen Administrator entsprechende Umrechnungskurse hinterlegt werden.
  11. Tasks: Liste der Tasks des Projektes.

Task Dialog

Der Dialog zum Ändern oder Anlegen eines Tasks in einem Projekt.

Task Dialog

  1. Taskname: Name des Tasks.
  2. Beschreibung (optional): Beschreibung zum Task.
  3. Budget (optional): Budget für diesen Task.
  4. Zugeordnete Mitarbeiter: Liste der Mitarbeiter, die auf diesen Task buchen dürfen mit den jeweiligen Stundensätzen. Eine Zuordnung kann ebenfalls zeitlich begrenzt werden und es kann entschieden werden, ob der Mitarbeiter den Stundensatz in der Buchung ändern können soll oder nicht.

Export der Projektzeiten

Mit Hilfe dieses Moduls können die erfassten Projektzeiten des ausgewählten Projektes nach Excel oder zur Erstellung von Ausgangsrechnungen in ein Partnersystem exportiert werden. Die Verfügbarkeit der Partnersysteme hängt davon ab, welche Integrationen in Ihrer PlainStaff Organisation aktiviert wurden.

Export der Projektzeiten

Das Modul erlaubt folgende Einstellungen:

  1. Mitarbeiterauswahl: Hiermit können die im Export inkludierten Mitarbeiter selektiert werden. Wird nichts ausgewählt sind alle Mitarbeiter enthalten.
  2. Taskauswahl: Hier können die zu exportierenden Tasks selektiert werden. Wird nichts ausgewählt sind alle Tasks enthalten.
  3. Abrechnungsstatus: Hier kann zwischen "Alle", "Nur abgerechnete" und "Nur nicht abgerechnete" unterschieden werden.
  4. Datumsbereich: Wählen Sie den zu exportierenden Datumsbereich.
  5. Gruppieren nach: Die zu exportierenden Projektzeiten können nach Mitarbeiter, Task und Monat gruppiert werden.
  6. Buchungen nach dem Export auf abgerechnet setzen: Wird dieser Haken gesetzt, so erhalten alle exportierten Buchungen nach dem Export automatisch den Status "Abgerechnet".
  7. Ziel: Wählen Sie das Ziel für den Export. Hier stehen Excel und alle in ihrer PlainStaff Organisation aktivierten Integrationen zur Verfügung.
  8. Positionsname: Wenn als Ziel ein Partnersystem ausgewählt wurde, so kann hier der Title für die Rechnungspositionen konfiguriert werden.
  9. Positionsbeschreibung: Wenn als Ziel ein Partnersystem ausgewählt wurde, so kann hier die Beschreibung der Rechnungspositionen konfiguriert werden.

Wenn alles zu Ihrer Zufriedenheit eingestellt ist starten Sie den Export mit einem Klick auf den "Buchungen Exportieren" Button.

Kunden

Die Liste aller Kunden. Sie ist nur für Benutzer mit folgenden Rollen sichtbar:

  • Admin
  • Geschäftsführung / Betriebsrat
  • Projektadmin

Kunden

  1. Feld „Filter“: Hiermit kann die Kundenliste nach einem Begriff gefiltert werden.
  2. Schaltfläche „Neuer Kunde“: Erstellt einen neuen Kunden.
  3. Schaltfläche „Herunterladen“: Exportiert die Projektliste nach Excel.
  4. Element „Kundenliste“: Zeigt alle Kunden mit folgenden Informationen:
    1. Name: Name des Kunden. Ein Klick auf den Kundennamen öffnet den Dialog zum bearbeiten.
    2. Adresse: Zeigt die Standardadresse des Kunden.
    3. Kontakt: Zeigt den Standardkontakt des Kunden.
    4. Löschen: Mit einem Klick auf die Mülltonne kann der Kunde gelöscht werden.

Kunden Dialog

Der Dialog zur Anlage oder zur Bearbeitung eines Kunden.

Kunden Dialog

  1. Name: Name des Kunden.
  2. Notizen (optional): Textfeld für beliebige Notizen zum Kunden.
  3. Kundennummer (optional): Interne Nummer des Kunden.
  4. Kontonummer (optional): Interne Kontonummer des Kunden.
  5. UStId Nummer (optional): Steuer-ID des Kunden.
  6. Haupt-Email (optional): Haupt E-Mail Adresse des Kunden. Weitere E-Mail Adressen können bei den Kontakten des Kunden hinterlegt werden.
  7. Sprache: Sprache für die Korrespondenz mit dem Kunden. Wird derzeit noch nicht verwendet.
  8. Kundenart: Art des Kunden (Firma / Person). Wird derzeit noch nicht verwendet.
  9. Zahlungsziel: Zahlungsziel des Kunden in Tagen. Wird derzeit noch nicht verwendet.
  10. Adressen: Hier können Adressen zum Kunden hinterlegt werden.
  11. Kontakte: Hier können Kontakte zum Kunden hinterlegt werden.

Kunden Import

Mit Hilfe des Doppelpfeils oben rechts können die Kunden von Partnersystemen importiert werden. Je nach dem welche Integration in Ihrem System aktiviert ist, können unterschiedliche Partnersysteme zur Verfügung stehen.

Kunden importieren

Wählen Sie ggf. das System aus dem importiert werden soll und klicken Sie auf "Kunden importieren". PlainStaff importiert alle Kunden aus dem Partnersystem. Der Import kann beliebig oft wiederholt werden. Dabei werden die Kunden in PlainStaff mit den Informationen aus dem Partnersystem aktualisiert und neue Kunden übernommen. Dabei werden folgende Felder übernommen:

  • Name
  • Notizen
  • E-Mail Adresse
  • UStId Nummer

Wichtig

Nur die importierten Kunden können später zur Erstellung von Ausgangsrechnungen im Partnersystem verwendet werden.