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Abwesenheitsverwaltung

Einleitung

Mit dem Modul Abwesenheitsverwaltung können Abwesenheiten aller Art verwaltet werden. Vom Erholungsurlaub über Fortbildungen bis Dienstreisen. Sowohl die verschiedenen Abwesenheitsarten als auch die hinterlegten Genehmigungsprozesse können leicht Ihren Anforderungen angepasst werden. Über den in Outlook integrierbaren Teamkalender haben alle Beteiligten die Abwesenheiten ihrer Kollegen jederzeit im Blick.

Anbei ein Ausschnitt der wichtigsten Funktionalitäten der Abwesenheitsverwaltung:

  • Einfaches Beantragen von Abwesenheiten sofort aus dem Kalender heraus.
  • Permanente Transparenz über den Status der Anträge.
  • Einfacher Zugriff auf den aktuell verfügbaren Resturlaub auf der Startseite und im Kontoauszug.
  • Darstellung der kommenden Abwesenheiten direkt auf der Startseite.
  • Ein Teamkalender mit allen genehmigten Abwesenheiten des gesamten Teams kann einfach in Outlook integriert werden.

Genehmigungsprozess

Durch die Buchung einer genehmigungspflichtigen Buchungsart wird ein Genehmigungsprozess gestartet. Der Genehmigungsprozess sendet einen Genehmigungsantrag an die verantwortlichen Stellen. Je nach Konfiguration kann der Genehmigungsprozess ein- oder zweistufig ablaufen.

Der Status des Genehmigungsantrag ist jederzeit in der Buchung nachvollziehbar (hier: Genehmigung ausstehend). Solange der Genehmigungsprozess läuft sind keine Änderungen an der Buchung möglich.

Ausstehend

Durch die vollständige Bearbeitung des Genehmigungsantrags durch alle Stellen wird die Buchung vom Zustand "Genehmigung ausstehend" in den Zustand "genehmigt" oder "abgelehnt" gesetzt (hier: Genehmigt). Je nach Konfiguration werden genehmigte Buchungen automatisch in den Teamkalender eingetragen.

Genehmigt

Abgelehnte Buchungen können vom Benutzer einfach gelöscht werden. Genehmigte Buchungen können nicht geändert sondern ebenfalls nur gelöscht werden, was dann denselben Genehmigungsprozess für die Löschung durchläuft. Wird die Löschung genehmigt, verschwindet die Buchung aus dem Kalender. Wird die Löschung abgelehnt, geht die Buchung wieder in den Status "genehmigt" über.

Teamkalender

Diese Ansicht dient als Übersicht über die Termine der anderen Teammitglieder. Sie kann auf einfache Weise in Outlook integriert werden. Dann erscheint der Teamkalender als weiterer Kalender in Outlook.

Teamkalenderansicht

  1. Feld und Navigation „Monat“: Hier wird der gewählte Monat angezeigt. Mit den „<“ und „>“ – Symbolen kann der Monat gewechselt werden.
  2. Element „Filter“: Durch Eingabe eines Suchtextes kann die Tabelle gefiltert werden. Bei Eingabe von "schmitz" werden alle Zeilen angezeigt, die den Begriff "schmitz" enthalten. Groß- / Kleinschreibung wird dabei ignoriert.
  3. Symbol „iCalendar Link“: Generiert einen iCalendar Link zur Integration in Outlook oder andere Kalender-Lösungen. Näheres dazu hier.
  4. Element „Teamfilter“: Über das Drop-Down-Element kann das anzuzeigende Team ausgewählt werden.
  5. Element „Teamkalender“: In diesem Fenster werden die Termine der Teammitglieder angezeigt.

Outlook Integration

Das iCalendar-Format ist ein standardisiertes Datenformat zum Austausch von Terminen zwischen Applikationen. Mit Hilfe des iCalendar Links kann der Teamkalender zum Beispiel auf einfache Weise in Outlook integriert werden (die Termine werden einmal täglich aktualisiert). Im Folgenden erklären wir die einzelnen Schritte für Outlook im Web und Outlook lokal auf Ihrem Rechner. Für andere Lösungen ist das Vorgehen ähnlich.

Outlook im Web (outlook.com oder outlook.office365.com)

  1. In der Teamkalender Ansicht den iCalendar Link per Strg+C in die Zwischenablage kopieren.
  2. In Outlook den Kalender öffnen und auf "Kalender hinzufügen" > "Aus dem Internet abonnieren" klicken.
  3. Den iCal Link in das Eingabefeld einfügen und "Importieren" klicken.
  4. Der Teamkalender wird als zusätzlicher Kalender in Outlook angezeigt.

Outlook für Office 365, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013

  1. In der Teamkalender Ansicht den iCalendar Link per Strg+C in die Zwischenablage kopieren.
  2. In Oulook auf Datei > Kontoeinstellungen > Kontoeinstellungen klicken.
  3. Klicken Sie auf der Registerkarte Internetkalender auf "Neu".
  4. Den iCal Link in das Eingabefeld einfügen und "Hinzufügen" klicken.
  5. Geben Sie im Feld Ordnername den Namen des Kalenders ein, der in Outlook angezeigt werden soll, und klicken Sie dann auf OK.
  6. Der Teamkalender wird als zusätzlicher Kalender in Outlook angezeigt.