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PlainStaff Admin-Dokumentation

Diese Dokumentation erläutert die Konfiguration und Verwaltung von PlainStaff. Sie richtet sich sowohl an technisches als auch an betriebswirtschaftliches Personal. Es enthält detaillierte Informationen zu den verschiedenen Konfigurationsobjekten und deren Verwendung.

Sollten noch Fragen offen bleiben oder anderweitig Probleme bestehen, wenden Sie sich bitte an unseren Support.

support@plainstaff.com

Der Einrichtungsassistent

Beim ersten Start der App erscheint am oberen Bildschirmrand der Einrichtungsassistent, der durch die ersten Schritte bei der Einrichtung von PlainStaff führt. Er kann jederzeit später im Bildschirm Einstellungen mit dem Button "Setup Starten" neu gestartet werden.

Assistent

Einleitung

Die Module

Mit PlainStaff können Sie die Arbeits- und Projektzeiten Ihrer Mitarbeiter aufzeichnen, sowie Anträge für Abwesenheiten verwalten und dokumentieren. Es bietet drei verschiedene Module, die alleine oder zusammen verwendet werden können.

Arbeitszeitmodul

Mit dem Arbeitszeitmodul können Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter erfassen und sie in einem Zeitkonto verwalten. Es kann so konfiguriert werden, dass die Überstunden automatisch berechnet werden basierend auf den Zielzeiten der Mitarbeiter. Es kann auch automatisch über Jahresurlaubstage oder Krankheitstage berichten. Zeiten können zur Dokumentation oder weiteren Verarbeitung nach Excel exportiert werden. Das Arbeitszeitmodul verfolgt und erzwingt auch automatisch Arbeitszeitregelungen wie maximale Arbeitszeit pro Tag und Pausen.

Erste Schritte für das Arbeitszeitmodul

Um das Modul zu verwenden, sollten Sie die folgenden Konfigurationsschritte ausführen

  1. Fügen Sie Ihre Teams hinzu
  2. Fügen Sie einige Regionen hinzu
  3. Fügen Sie eventuell zusätzliche Feiertage oder Betriebsurlaube für Ihre Mitarbeiter hinzu
  4. Überprüfen und fügen Sie gegebenenfalls einige Buchungsarten für die Zeitaufzeichnung hinzu
  5. Fügen Sie einige Arbeitszeitmodelle hinzu
  6. Passen Sie die Einstellungen an, insbesondere den Beginn des aktuellen Buchungszeitraums und die Buchungsregeln
  7. Fügen Sie einige Mitarbeiter hinzu, die die App verwenden sollen

Projektzeitmodul

Das Projektzeitmodul konzentriert sich auf die Erfassung, Berichterstellung und Rechnungsstellung von Arbeitszeiten, die an einen Kunden, ein Projekt und eine Aufgabe gebunden sind. Stunden werden auf Aufgaben gebucht und können einen Standardstundensatz haben. Das Management, die Projektmanager und alle Projektmitglieder haben immer einen Überblick über die gebuchten Stunden und das verbleibende Budget und auch die nicht in Rechnung gestellten Stunden für ein Projekt. Projektstunden können zur Dokumentation oder Weiterverarbeitung nach Excel exportiert werden.

Erste Schritte für das Projektmodul

Um das Modul zu verwenden, sollten Sie die folgenden Konfigurationsschritte ausführen

  1. Falls Sie Projekte in Fremdwährung haben, fügen Sie die nötigen Umrechnungskurse hinzu
  2. Passen Sie die Einstellungen an, insbesondere den Beginn der Verwendung und die lokale Währung
  3. Fügen Sie einige Mitarbeiter hinzu, die die App verwenden sollen
  4. Fügen Sie Kunden hinzu
  5. Fügen Sie Projekte und Tasks hinzu, auf die die Mitarbeiter buchen können

Beide Module zusammen

Wenn beide Module zusammen verwendet werden, kann PlainStaff zusätzlich über die Auslastung (% fakturierte Stunden) für das Personal berichten. Siehe Abschnitt Teamübersicht des Projektmoduls in der Benutzerdokumentation.

Abwesenheitsmodul

Mit Hilfe des Abwesenheitsmoduls können Anträge für Abwesenheiten (Urlaub, Freizeitausgleich, Dienstreise, etc.) verwaltet und ihre Genehmigung bzw. Ablehnung revisionssicher dokumentiert werden. Außerdem kann das Modul dazu genutzt werden, Urlaubsansprüche zu verwalten und Urlaubskonten zu führen. Der Teamkalender stellt alle Abwesenheiten der Teammitglieder übersichtlich dar. Der Teamkalender kann über einen Link in den Outlook Kalender integriert werden.

Erste Schritte für das Abwesenheitsmodul

Um das Modul zu verwenden, sollten Sie die folgenden Konfigurationsschritte ausführen

  1. Fügen Sie Ihre Teams hinzu
  2. Fügen Sie einige Regionen hinzu
  3. Fügen Sie eventuell zusätzliche Feiertage oder Betriebsurlaube für Ihre Mitarbeiter hinzu
  4. Überprüfen und fügen Sie gegebenenfalls einige Buchungsarten für die Zeitaufzeichnung hinzu
  5. Fügen Sie einige Arbeitszeitmodelle hinzu
  6. Passen Sie die Einstellungen an, insbesondere den Beginn des aktuellen Buchungszeitraums und die Buchungsregeln
  7. Fügen Sie einige Mitarbeiter hinzu, die die App verwenden sollen und weisen Sie ihnen Urlaubsansprüche zu

Abonnement

Abonnement

Wenn Sie PlainStaff nach der kostenlosen Testphase weiterhin verwenden möchten, müssen Sie ein Abonnement erwerben. Der Kauf und die Verwaltung dieses Abonnements können innerhalb der App hier im Admin-Bereich erfolgen.

Fügen Sie im Abonnementbildschirm zuerst Ihre Rechnungsadresse und Zahlungsmethode hinzu. Alle zahlungsbezogenen Daten werden direkt bei unserem Zahlungsanbieter Stripe gespeichert, der über alle relevanten Sicherheitszertifizierungen verfügt (PCI, PSD2, SCA usw.).

Nachdem Sie Ihre Rechnungsadresse und Zahlungsmethode hinzugefügt haben, können Sie im Feld Module auf "Ändern" klicken um Lizenzabonnements zu Ihrem Konto hinzuzufügen oder von Ihrem Konto zu entfernen. Diese Abonnements können dann verwendet werden, um weitere Benutzer hinzuzufügen und zu berechtigen. Sie können Abonnements nur entfernen, wenn Sie die entsprechende Anzahl von Mitarbeitern zuerst löschen. Änderungen an Abonnements werden anteilig vorgenommen. Lizenzen, die möglicherweise überbezahlt sind werden mit der nächsten Rechnung erstattet. Rückerstattungen können bis zu 30 Tage dauern.

Bei Fragen senden Sie bitte eine Nachricht an sales@plainstaff.com.

Der Rechnungsbildschirm bietet alle Rechnungen zum Download an. Rechnungen werden auch per E-Mail an die mit der Rechnungsanschrift angegebene Adresse gesendet.